Проект

Заказчик: ОАО «Каустик»

Задача: Внедрение и развитие системы управления персоналом "БОСС-Кадровик"

Решение: Использование средства разработки «БОСС-Дизайнер»

Внедряя любой программный комплекс, прежде всего мы должны задаться вопросом — насколько данная система удовлетворяет нашим запросам, насколько получится с ее помощью автоматизировать бизнес-процессы нашей компании. Кроме того, если задача автоматизации касается финансовой и кадровой служб, одним из приоритетов становится соответствие действующему законодательству.

Перед каждым ИТ-департаментом, внедрявшим современные информационные системы, вставала дилемма — брать коробочный продукт или систему со встроенными средствами разработки. Конечно, второй вариант сразу же предъявляет свои требования — в штате компании должны быть сотрудники, способные дорабатывать систему с помощью тех самых средств разработки. А зачастую этих сотрудников нужно еще и обучить.

Предприятие, на котором работает автор, в свое время сделало именно такой выбор. Постараемся показать, как повлияло наше решение на процесс внедрения и развития системы управления персоналом "БОСС-Кадровик", какие уроки мы извлекли и что можем посоветовать коллегам.

Постановка задачи автоматизации

Цель, поставленная в 2002 г. перед отделом автоматизированных систем нашего предприятия, ОАО «Каустик», заключалась в создании единой базы данных о работниках предприятия (их количество на тот момент превышало 7500 человек плюс 4000 пенсионеров и прочих физических лиц), так как наличие нескольких баз (данные отдела кадров, данные сектора расчета заработной платы бухгалтерии, данные для ПФР и для НДФЛ), мягко говоря, затрудняло подготовку все увеличивающегося объема отчетов, связанных с управлением персоналом. Кроме лавинообразно растущего объема работ наличие такого числа баз данных усугубляло ситуацию с дублированием данных и ошибками при вводе информации.

В результате мы пришли к радикальному решению проблемы — внедрение автоматизированной системы управления персоналом "БОСС-Кадровик" на базе Microsoft SQL Server. На тот момент во главу угла ставился расчет заработной платы, налогов и начислений на заработную плату. К сожалению, задачу автоматизации управления персоналом тогда не посчитали актуальной.

Совет первый

Отлаженные автоматизированные бизнес-процессы управления персоналом переносят ответственность за результат расчетов заработной платы на первоисточники информации (отдел кадров, табельщики), тем самым значительно уменьшая трудоемкость расчетов и практически сводя работу расчетчика к чисто механическому выполнению своих функций.

Стоит признать, что на момент внедрения системы «БОСС-Кадровик» (2002 г.) модуль «Расчет заработной платы», на наш взгляд, был плохо приспособлен к сложившейся за десятилетия сложнейшей и местами алогичной системе учета рабочего времени и расчета заработной платы на нашем предприятии. Хорошим решением этой проблемы могли бы стать отраслевые модули табельного учета и расчета заработной платы, но система «БОСС-Кадровик» в основном развивалась (и продолжает развиваться) в направлении управления персоналом, поэтому нам пришлось решать эти проблемы самостоятельно.

Пытаясь провести реинжиниринг бизнес-процесса управления персоналом, мы так и не сломили сопротивление потенциальных пользователей. Соответственно, для решения поставленной задачи было принято решение подстроить систему под себя, благо что «БОСС-Кадровик» абсолютно открыт для пользователя и имеет хороший инструментарий разработки приложений «БОСС-Дизайнер».

Совет второй

Все мы, программисты конца XX века, прошли путь от программ, автоматизирующих существующие «ручные технологии», к осознанию ситуации, которую еще в 50-е годы прошлого столетия пионер кибернетики академик Глушков охарактеризовал очень точным выражением: «Нельзя автоматизировать хаос». Без должного изучения бизнес-процессов и их оптимизации (реинжиниринга) эксплуатация ПО превратится в бесконечное латание «тришкиного кафтана».

Средство разработки «БОСС-Дизайнер»

Собственное средство разработки компании «БОСС. Кадровые системы» призвано решать две основные задачи: повышение скорости разработки интерфейсов приложений и расширение стандартных возможностей языка запросов к базам данных SQL.

В качестве клиентской ОС может выступать любая из современных версий Microsoft Windows (например, 2000 Professional или XP Professional), а используемый сейчас сервер баз данных — это Microsoft SQL Server 2000. Ведутся работы по переводу системы на его следующую версию SQL Server 2005.

ПО «БОСС-Дизайнер» изначально проектировалось и создавалось как средство разработки, использующее технологию клиент-сервер. В его состав входит инструмент визуального проектирования интерфейса и язык программирования уровня 4GL, так называемый X-язык. Все объекты «БОСС-Дизайнер» (списки просмотра, диалоги, меню) хранятся в базе данных на сервере. Клиентская часть системы интерпретирует код на X-языке. Часть кода выполняется на рабочей станции; SQL-запросы, функции и операторы отправляются на SQL-сервер. Для связи между SQL-сервером и клиентом используется универсальный стандарт ODBC, что выделяет «БОСС-Дизайнер» в класс систем разработки приложений, не зависящих от сервера БД.

Доработка модулей расчета зарплаты и табельного учета

Первое и основное изменение в конфигурации модуля «Расчет заработной платы» появилось в результате борьбы между «реформаторами» и «консерваторами» (см. таблицу). Победили «консерваторы», и мы имеем форму табеля учета рабочего времени, практически полностью повторяющую «традиционный» табель. Такое решение было принято из благих и, как мы считаем, правильных побуждений: информация с одного документа должна вводиться и обрабатываться в одном месте (рис. 1).

В результате в табель включены:

  • дополнительные поля учета отработанного времени;
  • данные о премии;
  • всевозможные коэффициенты;
  • суммы для сдельной оплаты труда;
  • привязка к бригаде (бригадный приработок рассчитывается на основании табеля, что позволило избежать дублирования информации об отработанном времени).

Что предлагали «консерваторы» и «новаторы»

«Консерваторы» «Новаторы»
  • Автоматизация уже налаженных бизнес-процессов, без реинжиниринга (т. е. автоматизируем «как есть»).
  • Использование самописных систем либо серьезная переработка покупной системы с помощью встроенных средств разработки.
  • Зависимость от программистов компании.
  • Необходимость постоянных доработок, в том числе внесения изменений в соответствии с законодательством.
  • Практически полный уход от гарантийной поддержки программного продукта.
  • Прежде чем внедрять КИС, проводим аудит бизнес-процессов с последующим реинжинирингом проблемных мест.
  • Внедряем полнофункциональную систему, по ходу внедрения внося необходимые настройки, например, под отраслевую специфику.
  • Интегрируем систему с другими информационными системами предприятия.
  • Получаем квалифицированную техподдержку и регулярные обновления.

Рис. 1. Вид основного табеля после доработки.

Изменение формы табеля повлекло за собой и изменение процедуры записи данных из табеля в «Прямые начисления». В результате в «Прямые начисления» записываются готовые суммы по видам оплат, соответствующим полям табеля. Запись готовых сумм оправдала себя тем, что появилось дополнительное средство контроля правильности заполнения табеля; уменьшился также трафик расчета заработной платы.

В настоящее время на стадии «Рабочий проект» находится разработка собственного модуля «Табельный учет», предполагающего не только подготовку информации для расчета заработной платы и расчета баланса рабочего времени, но и подготовку данных для системы контроля допуска (СКД). Планируется и обратная связь СКД — табельный учет.

От имевшегося модуля «Табельный учет» (версия 2003 г.) пришлось отказаться, поскольку в нем нас не устраивало следующее:

  • наличие нескольких типов табелей. Мы считаем, что все можно вести в одном табеле (один бумажный документ — одна форма ввода);
  • отсутствие привязки записи в табеле к назначению работника (эти данные необходимы для СКД);
  • отсутствие привязки к бригаде.

В результате форма ежедневного (ежечасового) учета рабочего времени стала выглядеть так, как показано на рис. 2.

Рис. 2. Форма учета рабочего времени.

Следует отметить, что основные изменения, вносимые в «БОСС-Кадровик», касаются расчета заработной платы и смежных областей. Функции, заложенные в модулях «Учет кадров» и «Штатное расписание», до сих пор с лихвой перекрывают все запросы кадровой службы предприятия. Команды наших специалистов также разработали собственные модули, связанные с бухгалтерским учетом:

  • система клиент-банк (перечисление денежных средств на карточные счета);
  • касса (формирование платежных документов, проведение их через кассу, формирование отчетов);
  • спецпитание (связанное с расчетом по кредитной карте);
  • обмен данными с негосударственным пенсионным фондом и т. д.

Мы не собираемся останавливаться на достигнутом, так как возможности средств разработки позволяют воплощать в жизнь и другие наши идеи и методологические наработки.

Использование Crystal Reports

Еще один немаловажный момент — обновление законодательной базы. Ни для кого не секрет, что эта самая законодательная база достаточно часто меняется, акты зачастую откровенно «сырые», и необходимо изучить еще и множество комментариев к закону, чтобы разобраться во всех хитросплетениях. Срок же внедрения этих законов, как правило, — «вчера». Такова объективная реальность, и в процессе эксплуатации мы выяснили не менее объективный факт — разработчик не всегда успевает своевременно вносить соответствующие изменения в пакеты обновлений системы.

Проблема решается опять-таки благодаря "БОСС-Дизайнеру", объектно-ориентированному языку описания алгоритмов расчета заработной платы (Z-язык) и незаменимому инструменту — встроенному в систему генератору отчетов Crystal Reports. Внешние отчеты, поставляемые в формате документов Microsoft Office, легко заполняются с помощью Visual Basic for Applications.

В качестве примера приведу недавнюю ситуацию. 29 декабря 2006 г. был принят закон о новом порядке расчета больничных листов (Приказ № 255-ФС), который в корне изменяет всю методику расчетов. 25 января 2007 г. приказ дошел до бухгалтерии предприятия, а 29 января отдел кадров начал вводить (корректировать) больничные листы в соответствии с новыми дополнительными требованиями (обновленные формы ввода больничных листов с контролем вводимых данных в соответствии с Приказом № 155). Уже 6 февраля 2007 г. расчет заработной платы был выполнен с учетом изменений по Приказу № 255-ФС.

При этом в отчете (рис. 3) отражены следующие требования Приказа:

  • привязка больничного листа по уходу к конкретному родственнику;
  • ограничение максимальной продолжительности больничного листа (разовое и с начала года);
  • расчет общего стажа;
  • расчет в календарных днях;
  • данные о неявках за отчетный период для контроля календарных дней.

Рис. 3. Пример расчета больничного листа с учетом новых требований. Справка сформирована c использованием Crystal Reports.

Генератор отчетов Crystal Reports

Одна из проблем, стоящих перед пользователями автоматизированной системы управления персоналом, — подготовка качественных информационных отчетов. Многие формы отчетов регламентированы законодательством, и они изначально входят в состав большинства подобных информационных систем. Но для анализа и решения стратегических задач предприятия необходимы дополнительные отчеты и аналитические формы.

С помощью Crystal Reports можно реализовать динамическое форматирование информации, интеграцию результатов в приложения для Windows, расширять возможности пользователей, связанные с просмотром, взаимодействием и созданием отчетов. В программном средстве "БОСС-Кадровик" с помощью Crystal Reports создаются шаблоны для подготовки отчетов. Как и многие другие объекты в системе, эти шаблоны сохраняются в самой базе данных, т. е. пользователи могут работать с одним и тем же набором отчетов. Обновление отчетов при установке новой версии происходит единовременно на сервере. После обновления все пользователи получают возможность работать с новыми отчетами.

Немного о «реалиях жизни»

Внедрение системы «БОСС-Кадровик», состоящей из модулей «Штатное расписание», «Учет кадров», «Расчет заработной платы», «Учет в ПФР», прошло успешно. Эйфория от полученных результатов привела к бурному росту запросов от пользователей на совершенствование системы. Эти требования касались в основном интефейса, сервисных функций, отчетов. Программисты, вооруженные "БОСС-Дизайнером", смогли удовлетворить все требования пользователей.

Под давлением пользователей иногда повторялась ситуация с отказом от реинжиниринга бизнес-процессов (о чем речь шла выше), и пришлось внести некоторые изменения, отвечающие «реалиям жизни», в основные алгоритмы управления персоналом. Под «реалиями жизни» я понимаю те процессы, к которым приводит отсутствие жесткой регламентации бизнес-процессов и которых можно избежать на ранней стадии внедрения ПО. Отсюда вытекают следующие нежелательные операции:

  • ввод в действие штатного расписания «задним числом»;
  • прием/увольнение работников «задним числом»;
  • две операции по движению персонала в один день (назначение, замещение);
  • ликвидация подразделения без предварительного перемещения работников и т. п.

Плохо управляемый процесс «творчества» программистов привел к тому, что компания — разработчик системы "БОСС-Кадровик" отказалась от ее технической поддержки, так как обновление стало очень трудоемким и затратным процессом.

Вообще говоря, плохо управляемое творчество программистов — очень грубая ошибка. Обычные ошибки службы эксплуатации программного продукта, имеющей доступ к исходному коду, таковы:

  • желание сделать ПО более привлекательным и удобным для пользователя (вкусы у всех разные, а совершенству нет предела);
  • отсутствие должного учета изменений объектов (неплохо было бы иметь в рамках открытой системы эти средства учета);
  • несоблюдение рекомендаций разработчика по внесению изменений.

В настоящее время автоматизированная система управления персоналом "БОСС-Кадровик" (рис. 4), внедренная на нашем предприятии, работает стабильно и продолжает развиваться вширь (количество пользователей приближается к сотне) и вглубь, но мы, к сожалению, остались в стороне от процесса развития авторской версии системы, которая постоянно совершенствуется.

Рис. 4. Учетно-вычислительный контур системы "БОСС-Кадровик".

Надеемся, что у нас найдутся ресурсы (желание уже есть), и мы вместе со всеми пользователями системы "БОСС-Кадровик" перейдем на новую платформу Microsoft SQL Server 2005 и внедрим актуальные в настоящее время модули управления персоналом.

Хочется верить, что предприятия, внедряющие и эксплуатирующие систему управления персоналом "БОСС-Кадровик", не повторят наши ошибки и, активно используя инструментальные средства разработчика приложений "БОСС-Дизайнер" для решения своих частных проблем, совместно с компанией «БОСС. Кадровые системы» будут всегда на передовой автоматизации управления человеческими ресурсами.