Сегодня у руководства предприятия, если оно хочет видеть свою компанию современной и успешной, уже не вызывает вопросов необходимость автоматизации бизнес-процессов. Каждый менеджер понимает: без электронных средств управления грамотно и своевременно решить поставленные задачи не удастся. Процессы становятся все более трудоемкими, потоки информации — все более обширными, график работы — все более плотным, а время, отведенное на выполнение задач, — все меньше. В крупных организациях широко применяются системы, позволяющие автоматизировать их деятельность, однако небольшие компании ограничиваются минимальными затратами, поскольку такие системы требуют глубокого систематизированного подхода и немалых капиталовложений.

На сегодняшний день на рынке существует ряд систем класса HelpDesk, Service Desk и Task Manager, как правило, предлагаемые западными поставщиками. Но наряду с зарубежными аналогами есть и разработки российских программистов, максимально отвечающие требованиям руководителей. К таким программным решениям относится программа IPI.Manager от компании IPI (http://www.ipi.ru), уже десять лет занимающейся разработкой ПО и арендуемых бизнес-решений для управления потоками задач и улучшения взаимодействия с клиентами.

IPI.Manager (http://www.ipi-manager.ru) — это система управления задачами, которая обеспечивает полный контроль над выполнением любых типов поручений и задач. Другими словами, это готовое программное решение для автоматизации бизнеса, в котором реализованы следующие функции:

  • «единый ситуационный центр", куда стекаются все работы, выполняемые в компании в текущий момент времени, формируя так называемую "базу знаний" о деятельности компании в виде архива;
  • работа с внутренними и внешними пользователями — обеспечивает полный контроль над выполнением поручений и задач, поставленных как сотрудниками или руководством компании, так и внешними пользователями;
  • быстрый обмен информацией — встроенные инструменты мгновенной связи позволяют вести открытую или приватную переписку по любой задаче;
  • поддержка любых типов задач: линейных, зависимых, повторяющихся, шаблонных;
  • статистика — ведет учет инцидентов, формирует разноплановые отчеты о работе сотрудников, оказывает помощь в планировании и прогнозировании рабочих процессов;
  • разносторонний контроль — дает возможность руководству полностью контролировать сотрудников и их занятость в течении рабочего дня, наблюдать срезы всех выполняющихся задач и поручений, предотвращать недочеты на любом этапе;
  • модули расширения — Windows-клиент, поддержка распределенных и кластерных конфигураций, интеграция с Microsoft Active Directory и Hummingbird DM.

При любом изменении задачи система автоматически посылает уведомления по электронной почте как автору задачи, так и ключевым менеджерам компании. Фактически для отслеживания хода выполнения задачи автор может даже и не посещать свой «рабочий кабинет» — вся информация будет доставлена ему по электронной почте.

Руководитель может ставить задачи подчиненным, подчиненные могут задавать вопросы руководителю, задачи могут выстраиваться по цепочке (новая задача стартует только после того, как выполнена предыдущая), можно назначать крайний срок выполнения задачи и ее важность для компании… и использовать еще много иных полезных функций.

Photo

Подобная система управления задачами необходима не только для того, чтобы назначить сотруднику задачу — отправить поручение можно и по почте. Система управления задачами полностью берет на себя контроль исполнения распоряжений, отслеживая сроки и напоминая нерадивым сотрудникам о просроченных или невыполненных поручениях. А главное — система постановки задач не замыкается на одном сотруднике. Если кто-то заболел, ушел в отпуск или уволился, то все его поручения не будут потеряны, ими сможет (и должен!) заняться другой специалист. Тем более что контролировать задачи, которые выполняются именно в данный момент, руководство может только одним способом — с помощью подобной программы. Никакие другие средства постановки задач (устно, по электронной почте, на бумаге) не позволяют руководителю в любой момент времени видеть срез всех выполняющихся в компании задач и поручений.

Несмотря на свое название, IPI.Manager — это не только приложение для автоматизации задач; простая организация «проектов» позволит спланировать сложные и длительные работы, выполняющиеся в пошаговом режиме. Фактически программа может выступать в секторе Project Management как система планирования и отслеживания сложных и длительных проектов, с распределением трудовых ресурсов и учетом трудозатрат.

Приложение работает в среде Linux/Unix/FreeBSD или Windows Server с использованием баз данных MySQL или Oracle. Для лицензирования пользователей имеются четыре типа лицензий: Small Business (10 менеджеров), Enterprise Business (50 менеджеров), Corporate Business (100 менеджеров) и Unlimited Edition (неограниченное число). Количество пользователей, имеющих право размещать в программе новые задачи или поручения, не лимитируется.

Техническая поддержка IPI.Manager подразумевает ежемесячный выпуск новых версий, модулей и дополнений. В ближайшем будущем компания IPI планирует развивать систему — в новую версию войдут модули для работы холдинговых компаний, с единой централизованной системой, но различными настройками для каждой из фирм холдинга; модули для интеграции с SAP Business One и Hummingbird BI; интерфейс на французском, испанском, венгерском и немецком языках.