ИТ-инфраструктура предприятий с каждым годом становится все сложнее, а значит, и затраты на ее поддержку постоянно возрастают. Более того, доля расходов, связанных с деятельностью отделов автоматизации, в бюджете организаций неуклонно увеличивается. В этой связи все актуальнее становятся задачи автоматизации не только основной сферы деятельности предприятия, но и самих ИТ-подразделений. Учитывая это, петербургская компания "АстроСофт" (http://www.astrosoft.ru) разработала специализированный программный продукт "Деловое Досье. Оборудование" (ДДО).

Photo

Как видно из названия, пакет предназначен для решения задач учета любого оборудования, и все же он должен заинтересовать в первую очередь руководителей ИТ-подразделений, в ведении которых находится огромный парк компьютерной и офисной техники. Отличительная особенность этой аппаратуры — очень высокая динамика изменения состояния оборудования, поэтому вопросы автоматизации выходят далеко за рамки традиционного учета, выдвигая на первый план проблемы мониторинга комплектности и состояния оборудования, проведения технического обслуживания, логистики и т. д. Фактически речь идет об управлении жизненным циклом техники, и по сути своей подобные задачи можно отнести к категории CRM (хотя в данном случае они связаны с неодушевленными предметами). Недаром данный продукт "АстроСофт" относится к семейству "Деловое Досье", родоначальником которого в свое время был пакет "Клиенты".

Базовая функция ДДО — учет оборудования на всех стадиях его жизненного цикла: от поступления до списания. Каждая единица оборудования имеет электронный формуляр, который отражает текущие реквизиты и хранит историю их изменений. Все учетные данные о движении, инвентаризации, ремонте и техническом обслуживании регистрируются в программе посредством оформления документов. Создание форм документов выполняется в соответствии с нормативами Госкомстата.

Трудоемкость рутинных операций ввода информации снижается за счет использования справочников типового оборудования, комплектующих и ПО, упрощенного ввода параметров однотипного оборудования, а также возможности автоматического сбора данных об аппаратно-программном составе корпоративной сети по интерфейсу WMI.

С помощью ДДО компания может создать эффективную систему планирования и учета мероприятий по техническому обслуживанию оборудования, которая обеспечит регистрацию заявок на ремонт или модернизацию, контроль хода выполнения работ, учет затраченных ресурсов и т. д. Сводная информация о проведенных работах даст основу для оптимального планирования ремонтных и регламентных работ, закупок комплектующих и расходных материалов.

Процесс инвентаризации оптимизируется за счет проведения его тремя способами: традиционной визуальной сверки зарегистрированных данных с фактическими, автоматической инвентаризации аппаратно-программного состава оборудования или оперативной сверки комплектации компьютеров с данными из формуляра. Операции аудита сетевых ПК проводятся по интерфейсу WMI с рабочего места администратора, для автономных компьютеров данные записываются на дискету. Для маркировки оборудования можно использовать штрих-коды.

Обеспечивая контроль за жизненным циклом оборудования, программа ДДО предоставляет руководству ИТ-подразделения и предприятия объективную информацию для перераспределения материальных ресурсов по филиалам и подразделениям организации, для принятия обоснованных решений о приобретении новой техники. Специальный модуль пакета обеспечивает документирование всех этапов закупок.

Благодаря использованию документарного метода учета в системе обеспечивается высокая достоверность информации: все изменения данных о движении, инвентаризации, ремонте и техническом обслуживании оборудования регистрируются только посредством оформления документов, текущая информация и история по каждой единице оборудования сосредоточена в одном формуляре. Реализована возможность раздельного и объединенного учета оборудования и комплектующих в удаленных филиалах организации, а также автоматическая синхронизация данных о количестве и номенклатуре поступающих и расходуемых комплектующих.

Прозрачность выполнения хозяйственных операций и конфиденциальность учетной информации обеспечивается за счет автоматической регистрации автора каждого документа и разграничения прав доступа пользователей.

ДДО позволяет в автоматическом режиме отслеживать все события в системе, ориентируясь на заданные контрольные параметры (время, финансовые, материальные и людские ресурсы). Все заинтересованные сотрудники (пользователи, обслуживающий персонал, материально ответственные лица, руководители подразделений) могут получать автоматические уведомления о необходимых событиях.

ДДО обладает самодостаточным набором функций управления жизненным циклом оборудования, но его эффективность можно существенно повысить за счет интеграции с другими компонентами информационной системы предприятия. Программа обеспечивает импорт данных из документов Microsoft Excel. Тесная интеграция с Microsoft Exchange и Lotus Notes позволяет поддерживать взаимодействие со многими системами управления документов. Связь с Microsoft Visio позволяет отобразить оборудование с выбранными реквизитами на планах и структурных схемах организации. При запросе предоставляется полный перечень реквизитов и характеристик каждой единицы оборудования, обозначенной на схеме в Visio.

Как и другие продукты семейства "Деловое Досье", пакет ДДО реализован в среде "1С:Предприятие 7.7" с использованием библиотеки объектов "Оперативный учет", входящей в состав ряда стандартных решений фирмы "1С", и имеет сертификат "1С:Совместимо!". Открытый код приложения дает пользователю возможность свободно изменять конфигурацию, наращивая функциональность и адаптируя ее под конкретные задачи. В настоящее время идет разработка новой версии ДДО на базе технологической платформы "1С:Предприятие 8.0".