При сегодняшнем осторожном, а иногда и скептическом подходе руководителей к финансированию любых ИТ-проектов проблема управления договорами остается одной из самых востребованных и приоритетных. Управление договорами привлекает всеобщее внимание, потому что эффективное решение этой задачи может дать ощутимый, быстрый и измеряемый экономический результат — в отличие, скажем, от абстрактных требований автоматизации всего документооборота.

Интерес к управлению договорами вызван по крайней мере двумя причинами. Первая — собственно бизнес состоит из заключения и исполнения договоров, да и не только бизнес, а вся хозяйственная деятельность вообще, в том числе и закупки для государственных нужд. Управляя договорами, организации стремятся повысить свою эффективность.

Вторая причина такого внимания — сложность задачи управления договорами. Согласитесь, что о необходимости автоматизации бухгалтерии сегодня уже не слышно дискуссий — берется "1С" или SAP, кому что положено по статусу, и нет проблем. А с договорами так просто не выходит — нет здесь однозначных лидеров и типовых решений.

Вот и получается, что задача важная, но легко не решается. Тем не менее многие организации предпринимают попытки упорядочить управление договорами при помощи автоматизированных систем. Есть успешные проекты и не очень. В целом же можно признать, что управление договорами — благодатная почва для системного интегратора, поскольку цель и рамки проекта очерчены четко, а следовательно, и эффект более предсказуем. А когда речь идет еще и о конкретных деньгах — штрафных санкциях за несвоевременное исполнение обязательств или потерянных клиентах из-за чрезмерно долгой возни с оформлением всех бумаг, — то и внимание руководства к проекту гораздо выше, нежели к процессу автоматизации прохождения заявок на картриджи для принтеров. Как известно, без спонсора любой проект обречен на чахлое существование и в конце концов на бесславное увядание.

Итак, внедряем управление договорами! Казалось бы, какие проблемы — любая универсальная платформа управления документами и/или рабочими процессами способна удовлетворить самые изощренные требования самого взыскательного заказчика. Либо еще проще — в составе практически всех ERP-систем есть модуль управления договорами, только внедряй.

Полагаю, что читатели «BYTE/Россия» — люди скорее технического склада, как и сам автор, поэтому постараюсь дать взгляд на проблему управления договорами именно с технической стороны, но общее понимание бизнес-контекста также необходимо. В связи с этим небольшое отступление.

Если бы дело обстояло так просто и договор можно было рассматривать как частный, но типовой случай управленческого документа, то вопрос управления ими не выносился бы в отдельную дискуссию на множестве конференций как в России, так и на Западе. В США существует даже Национальная ассоциация по управлению договорами (National Contract Management Association — NCMA, http://www.ncmahq.org) и издается специальный журнал. Большинство публикаций в этом журнале посвящено организационным и управленческим вопросам, а вовсе не автоматизации или даже методикам учета.

Например, в свежем, февральском номере за 2007 г. рассказывается о работе центра контрактов для группировки армии США в Афганистане. В условиях, когда их офис, по выражению начальника этого центра, напоминал "кладбище принтеров", и при прочих технических неурядицах группе офицеров, отвечающих за закупки, удалось тем не менее наладить снабжение войск всем необходимым. Учитывая обширную номенклатуру, сменяемость персонала, высокую ответственность и риски, а также объем закупок на уровне 50 млн долл. в месяц, нужно признать, что это задача не из легких.

Из вышесказанного можно сделать один важный вывод: управление договорами — это на 90% организационная задача. Если в компании вся система договорной работы функционирует четко даже при нестабильной работе компьютерной сети, тогда управление договорами можно начинать автоматизировать. Об этом можно судить по следующим признакам:

  • в организации существует договорной отдел, и его руководитель занимает внятную позицию в вопросе автоматизации и имеет вес у руководства;
  • есть внутренние инструкции по ведению договорной работы, и они реально применяются на практике;
  • существует формальное описание бизнес-процесса.

Естественно, лучше, когда соблюдены все три условия. Но идеальная ситуация встречается редко, так что системным интеграторам приходится работать во всяких условиях, иногда в какой-то мере выполняя функцию бизнес-консультантов — если внедрение системы требует сначала наведения порядка в бизнес-процессах.

Задача управления договорами находится на стыке интересов разных подразделений (рис. 1). В работу с договорами вовлечены многие подразделения организации, начиная от инициатора договора и обязательно включая юристов, экономистов, плановиков, финансистов, службу безопасности, логистиков, производственные подразделения и другие службы или отдельных сотрудников, в зависимости от масштаба организации. У каждого из специалистов свой взгляд на договор, и каждого интересуют свои детали. Поэтому система управления договорами должна уметь приспосабливаться к разным требованиям и выглядеть «родной» для каждого подразделения, поддерживая при этом сквозной бизнес-процесс (это идеальный случай).

Рис. 1. Кто работает с договорами.

Кроме того, система управления договорами обязательно должна быть интегрирована с другими бизнес-приложениями, чтобы не повиснуть в воздухе. Поэтому не следует рассматривать управление договорами исключительно как частную задачу автоматизации обработки документов одного типа — договоров. На самом деле задача гораздо шире, поскольку договор — это не только документ, подлежащий особому учету, но и вся система отношений между заказчиком и исполнителем.

Взгляд на договор со стороны покупателя и продавца имеет существенные различия, что тоже влияет на требования к системе. Система для продавца должна обладать некоторыми функциями CRM-системы или быть с ней интегрирована. Система для покупателя в большей степени ориентирована на учет, и здесь, скорее всего, нужна интеграция с системой бюджетирования.

Не следует упускать из виду еще одно важное обстоятельство: вся договорная деятельность должна быть тщательно задокументирована в соответствии с требованиями законодательства. Иначе — тюрьма или серьезный штраф. В США тому порукой нашумевший акт Sarbanes-Oxley, у нас достаточно инициативы налоговой инспекции или другой инстанции. Это означает, что система управления договорами должна не просто ускорять бизнес-процесс, но и надлежащим образом его документировать.

Кроме того, нужно помнить, что информация о договорной деятельности может быть отнесена к коммерческой тайне предприятия, и в отношении ее должен соблюдаться режим коммерческой тайны, т. е. обеспечиваться на должном уровне разграничение доступа и соблюдение конфиденциальности. Иначе эту информацию нельзя будет реально считать коммерческой тайной и требовать санкций в случае ее разглашения.

Итак, сформулируем ключевые бизнес-требования к системе управления договорами:

  • поддержка сквозного бизнес-процесса (который может быть шире собственно заключения договоров);
  • надлежащее документирование договорной деятельности;
  • обеспечение режима коммерческой тайны.

Разнообразие договоров

Сам предмет автоматизации — договорная деятельность организации — чрезвычайно многолик. Договоров существует великое множество — купли-продажи, мены, дарения, аренды, уступки прав требования, залога, гарантийного обслуживания, предоставления услуг связи, выполнения работ, банковского обслуживания, страхования; кредитные договора, трудовые договора, договора займа, оказания медицинских, юридических, риэлторских, консалтинговых и других услуг. Наверное, никто даже не в состоянии дать полный и исчерпывающий перечень, поскольку разрешено все, что не запрещено.

Тем не менее во всем этом многообразии можно выявить некоторые закономерности. В частности, договора можно разделить на несколько групп по степени "жесткости" — т. е. по тому признаку, насколько изменчив может быть текст договора (рис. 2).

Рис. 2. Основной рынок для систем управления договорами — типовые, но изменяемые договора, требующие согласования.

На одном полюсе у нас будут договора, текст и условия которых категорически не подлежат какому-либо обсуждению или изменению. Такие договора часто предоставляются на условиях публичной оферты; к ним относятся такие массовые типы, как договора предоставления услуг связи, потребительского кредитования и многие другие. Как правило, поток таких договоров велик, но их автоматизация не представляет особых трудностей (только с точки зрения управления документами!) и сводится к учету данных о клиенте — абоненте, заемщике, страхователе и т. п.

Такие массовые договора следует рассматривать как отдельный сегмент рынка, требующий особых подходов и решений. Причем основная тяжесть здесь ложится на специализированную учетную систему, а реализация в большой степени зависит от отрасли: для банков нужно одно и совсем другое — для телефонных компаний.

С учетом отраслевой сегментации этот рынок весьма ограничен, потому что в стране не так уж много банков, страховых и телекоммуникационных компаний — вместе взятых едва ли найдется более 5-7 тыс. клиентов, а еще окажется, что добрая половина из них — мелкие, которые ни в какой автоматизации договорной деятельности не нуждаются. Значит, можно утверждать, что это поляна системных интеграторов, поскольку каждый подобный клиент потребует индивидуального подхода и создания заказного решения в рамках выбранной платформы управления основным бизнесом.

На другом полюсе — договора уникальные, которые создаются с "чистого листа". Хотя это скорее гипотетический случай, обычно все мы стремимся что-то взять за образец. Принимая во внимание, что таких договоров мало, задача слабо формализована и потенциальный заказчик неочевиден, можно сказать, что в этой области автоматизация неактуальна.

И наконец, "золотая середина" — возможно, именно "золотая" для разработчиков. Речь пойдет о договорах, которые хотя и создаются по некоему образу и подобию, но в то же время допускают модификацию, а значит, требуют согласования и утверждения. Это как раз и есть классическая схема, о которой больше всего говорят — по той причине, что такая форма работы с договорами присуща абсолютному большинству организаций. Даже банки и страховые компании, осуществляя закупки для собственных нужд, работают с поставщиками в такой манере.

В этом контексте управление договорами — типичный горизонтальный рынок, в числе потенциальных потребителей — все достаточно крупные компании и организации всех отраслей и форм собственности. Основная тяжесть решения лежит на стороне работы с документами, но требуется и обмен данными с учетной системой. Поскольку уровень охвата системами управления документами (EDMS/ERMS) в России пока еще значительно ниже мирового, автоматизация управления договорами может сопровождаться внедрением платформы управления документами с последующим ее расширением на другие задачи. В перспективе — золотое дно для многих разработчиков и системных интеграторов.

Нужна ли вам система управления договорами?

Однозначно дать ответ на вопрос, нужна ли организации система управления договорами, нельзя. Но есть общие рекомендации, которые помогут принять такое решение, — они приведены в табл. 1.

Таблица 1. Критерии принятия решения о создании системы управления договорами

Критерий Оценка (по пятибалльной шкале)
Уровень государственного регулирования в отрасли Если сфера деятельности организации жестко контролируется государством и требуется множество разрешительных документов, лицензий и т. д., то поставьте высокую оценку. Если вы работаете на свободном рынке — 1 балл.
Среднее число действующих договоров в организации Высоким показателем считается 20 тыс. и более договоров в год — по практике компаний из списка Fortune 1000. Если это выполняется, ставьте 5 баллов.
Средняя стоимость действующих договоров Чем она выше, тем выше оценка. Несомненно, здесь будет доля субъективизма. Соотнесите ее с предполагаемой стоимостью системы управления договорами и примите решение об оценке.
Средний размер риска, связанного с невыполнением обязательств по договору Сама оценка риска — уже достаточно сложное дело. Но если риск сравним со стоимостью внедрения системы управления договорами — это твердая "пятерка".

Подсчитаем итог:

  • 15—20 баллов — управление договорами критически важно для организации;
  • 10—15 баллов — управление договорами желательно и может дать экономический эффект;
  • 0—10 баллов — в управлении договорами нет необходимости.

Жизненный цикл договора

Любого руководителя интересует комплексная система, которая поддерживает все стадии жизненного цикла договора (рис. 3) и дает общую картину состояния дел, в том числе в привязке к бюджету, ресурсам, срокам и т. д.

Рис. 3. Жизненный цикл договора: от переговоров до закрытия.

Каждый этап жизненного цикла договора должен быть поддержан информационной системой. Современная ИТ-индустрия предлагает множество программных средств, которые реально могут повысить эффективность работы на каждом этапе — это было бы значительно лучше для процесса в целом. Но, увы, согласно известному афоризму, чаще выходит "как всегда" (табл. 2).

Таблица 2. Эффективность работы на разных этапах жизненного цикла договора

Как лучше Как всегда
Переговоры

Процесс управляется CRM-системой. Возникающие в ходе переговоров документы (протоколы встреч, предложения и т. д.) сохраняются в системе управления документами в привязке к данному делу.

Телефон, блокнот, авторучка.

Разнообразные файлы в компьютере менеджера.

Разработка проекта договора

Для неизменяемых договоров (публичная оферта) используется технология электронных форм (Adobe или хотя бы документ Word с полями для ввода).

Для типовых договоров — средства автоматической сборки на основе вопросников и библиотеки стандартных блоков.

Для договоров произвольной формы — хотя бы единые шаблоны оформления и библиотеки стилей, а также базовая функциональность EDMS.

Microsoft Word в примитивном варианте — об использовании стилей и шаблонов думать некогда.

Редко — Microsoft Excel для табличных данных. Чаще — все таблицы тоже в виде текста. Перерасчет при необходимости — при помощи калькулятора (настольного).

Даже для типовых контрактов — перебиваем данные о клиенте в старом документе.

Согласование с контрагентом
Среда коллективной работы с доступом для внешних участников (например, e-Room от EMC/Documentum). Все замечания и обсуждения фиксируются и сохраняются в системе. В зависимости от "продвинутости" — факс или электронная почта. Обсуждение — в основном устное (а слова к делу не пришьешь).
Внутреннее согласование
Использование систем workflow для автоматизации процесса Действительно, используется система workflow. Задача согласования — самая востребованная и очевидная при внедрении workflow.
Подписание
В более или менее отдаленном будущем — несомненно, электронная цифровая подпись на электронном документе, который будет существовать на правах подлинника.

Но уже сейчас после подписания договора на бумаге все электронные документы, относящиеся к нему, должны стать неизменяемыми (вместе с их метаданными) и находиться далее под контролем системы управления документами (Records Management).

Чаще всего факт подписания никак не отражается на договорных документах, которые продолжают храниться в компьютере исполнителя.

Если в организации есть система учета договоров, делается отметка о подписании в карточке договора (но при этом не всегда договора и их карточки получают флаг "только для чтения"!).

Исполнение
Как минимум — интеграция с финансовой системой, отражение факта движения денег по договору и контроль сроков.

Как максимум — управление всей документацией, порождаемой в ходе исполнения, автоматизированное создание сопроводительных документов, взаимодействие с системой автоматизации бизнес-процессов и полная интеграция в информационную систему предприятия.

Чаще всего — под личную ответственность исполнителя. Обычный командно-административный контроль со стороны руководства. Отчеты о ходе исполнения в виде громоздких таблиц Excel, обновляемых вручную.

Но есть и положительные примеры интегрированных решений, когда данные ERP-системы об оплате по договору автоматически отражаются в системе учета договоров.

Хранение (и своевременное уничтожение) документации

Единая сертифицированная система управления документами, которая обеспечивает их юридическую значимость (Electronic Records Management System, ERMS), что гарантирует соответствие нормам закона, например, акту Sarbanes-Oxley.

Своевременное уничтожение также крайне важно — дабы не быть призванными к ответу, когда закон это позволяет.

Реально — кипы бумажных документов под управлением весьма слабых учетных архивных систем, которые не учитывают всех аспектов нынешнего запутанного законодательства и устанавливают сроки хранения исходя лишь из правил делопроизводства.

Увы, в решениях, которые автору довелось видеть, вопрос долгосрочного хранения и уничтожения документов по истечении срока никак не был урегулирован.

Закрытие договора
Должно сопровождаться рядом действий в системе управления документами, чтобы окончательно определить сроки хранения документации. Чаще всего — в информационной системе факт закрытия договора никак не отражается.

Если есть система учета договоров, закрытие отражается в карточке договора, но может не сказываться на документах.

Пролонгация
Автоматическое уведомление исполнителя и/или других должностных лиц о приближении срока окончания договора — естественно, лучше в виде сводного отчета за месяц или иной период. Возможность построения отчета-выборки по договорам, срок действия которых истекает в заданный период, — если ведется учет договоров.

Любая договоренность есть результат переговорного процесса. Поэтому стоит рассматривать переговоры как своего рода «нулевой» этап жизненного цикла договора. На стадии переговоров возникают различные документы, — например, соглашения о намерениях, ценовые предложения, тендерная документация, — которые потом используются при подготовке окончательной версии договора (автоматизация подготовки и проведения конкурсов и торгов есть отдельная задача и здесь не рассматривается).

Затем готовится проект договора. Этот процесс может состоять из многих итераций, когда порождаются версии документов, проводятся встречи, обсуждения и т. д.

Согласование следует рассматривать в двух аспектах: внутреннее согласование каждой из сторон договора и согласование с контрагентом. Слово используется одно, но процессы разные. Как правило, процесс внутреннего согласования поддается формализации и автоматизации, тогда как контрагентов в свою систему не очень-то принято допускать, поэтому процесс внешнего согласования трудно поддержать при помощи информационной системы.

После согласования происходит подписание договора, что переводит его в иной статус. Именно с этой фазы начинается официальный учет документов и всех действий по договору. Это своего рода «точка невозврата».

Исполнение, несомненно, самый важный этап и наиболее тесно связанный с другими системами на предприятии, в особенности с финансово-учетными системами. Поэтому вопрос интеграции здесь встает в полный рост.

Договор прекращает действие после исполнения сторонами своих обязательств или по истечении установленного срока. Многие договора, особенно на сервисное обслуживание, подразумевают автоматическое продление. Часто это происходит действительно автоматически, потому что редко кто просматривает старые договора. И часто — не на самых выгодных условиях. Поэтому в системе должен быть поддержан и процесс пролонгации, чтобы можно было осознанно решать вопросы продления договоров.

Подходы к решению задачи

Существует два принципиально разных подхода к решению задачи управления договорами; как следствие, существует два класса решений.

Первый вариант — подход со стороны финансово-учетных систем, когда договор рассматривается как бизнес-транзакция. В этом случае в системе хранится вся содержательная информация, которая, как правило, заносится вручную в различные учетные формы. Текст договора и другая относящаяся к нему документация обычно недоступны или хранятся просто в виде файлов, но чаще всего — на бумаге.

Второй вариант — подход «от документа». Договор рассматривается в первую очередь как неструктурированный документ, и к нему применяется весь арсенал современных систем управления документами и бизнес-процессами. При таком подходе легко автоматизировать процедуры согласования, но возникают трудности с обработкой учетной информации.

Преимущества и недостатки обоих вариантов суммированы в табл. 3.

Таблица 3. Основные подходы к управлению договорами

Преимущества Недостатки
Подход «от транзакции»
  • Наследует логику ERP-системы, тесная связь с другими учетными модулями (финансы, бюджетирование, логистика и т. д.)
  • Данные системы легко понимаются и интерпретируются руководством.
  • Система эффективна при большом потоке однотипных документов и стандартизуемых процедурах обработки.
  • Не учитывает ранние фазы работы по договору, начиная от переговоров.
  • Отсутствует (или недостаточна) функциональность для работы с текстами договоров и других документов.
  • Трудности с обработкой нестандартных договоров.
Подход «от документа»
    Поддержка самых ранних фаз жизненного цикла договора — от черновика.
  • Поддержка любых процедур согласования — как с контрагентом, так и внутри организации.
  • Обработка договоров любых типов, в том числе работа с уникальными договорами.
  • Базовые понятия — документ, согласование, контроль исполнения — легко воспринимаются всеми сотрудниками.
  • Слабая поддержка стадий исполнения договора (платежи, логистика, выполнение работ).
  • Работа со структурированной информацией (карточки, таблицы, справочники) не всегда удобно организована.

Взгляд о стороны ИТ

Со стороны ИТ задача управления договорами на первый взгляд кажется «размытой», поскольку большинство функций, необходимых для управления договорами, уже присутствует в ряде имеющихся информационных систем. Однако взять и настроить все эти системы таким образом, чтобы получилось единое решение, не так-то просто (рис. 4).

Рис. 4. Взгляд со стороны ИТ: «Еще одна система?!»

С другой стороны, строить отдельную систему исключительно для управления договорами не представляется разумным, так как она будет дублировать ряд функций других систем.

Например, функции управления финансово-учетной информацией есть в ERP-системе. Но далеко не все сотрудники имеют к ней доступ. Да и едва ли это было бы разумно с финансовой стороны.

Ход исполнения сложного договора отслеживается руководителем проекта при помощи средств управления проектом. Однако далеко не все исполнители, вовлеченные в проект, обладают достаточной квалификацией для работы с ними.

Обеспечить надлежащее документирование деятельности, чтобы не попасть под различные санкции, могут только сотрудники службы ДОУ, договорного отдела и специалисты в соответствующей предметной области, которые в первую очередь работают с системой электронного документооборота.

Дополнительные трудности привносит двойственность требований — необходимость поддержать оперативное управление и выполнить регулирующие требования, включая долгосрочное хранение документации.

Поэтому система управления договорами — «крепкий орешек» для ИТ.

Идеальное решение

Готового сквозного интегрированного решения, которое учитывало бы все аспекты управления договорами, сегодня не существует. На практике оптимальным образом задача решается посредством интеграции системы управления документами (или автоматизированной системы электронного документооборота, СЭД) и системы управления ресурсами предприятия (Enterprise Resource Planning, ERP) (рис. 5).

Рис. 5. Взаимодействие ERP-системы и СЭД.

По опыту нескольких проектов можно уверенно сказать, что такая связка работоспособна и эффективна. Каждая система занимается своим делом, но при этом они синхронизированы между собой по справочникам и между ними выполняется обмен данными.

Сначала договор регистрируется как документ (или проект документа) в системе управления документами (EDMS), где для разработки и согласования договора можно использовать такие стандартные функции, как управление версиями, выписка/возврат, маршрутизация документов и т. д.

В то же время интеграция с ERP позволяет вести единые справочники контрагентов, товаров и услуг, подразделений и т. п., избавляя от дублирования информации и ошибок при вводе.

Зарегистрированный в EDMS договор должен быть виден и пользователям ERP-системы, как в виде карточки, так и в виде текста, если это необходимо.

Все финансовые проводки выполняются в ERP-системе, но отражаются на карточке договора в EDMS — снова избегаем двойного ввода информации и связанных с этим ошибок и потерь времени.

Помимо технологической красоты в таком решении есть и экономическая выгода для предприятия. Как правило, стоимость рабочего места ERP-системы в несколько раз выше, чем EDMS. Даже если взять такие high-end продукты, как SAP и Documentum, то пропорция сохраняется. К тому же научиться работать с SAP или аналогичной средой достаточно сложно, в то время как большинству сотрудников, занятых лишь в подготовке и согласовании договора, богатая функциональность ERP не нужна вовсе. Есть польза и если посмотреть с обратной стороны: "правильный" модуль интеграции EDMS — ERP дает возможность и не-пользователям ERP просматривать документы, ею порожденные. Иными словами, сотрудник договорного отдела, работающий в интерфейсе EDMS, может увидеть счета, выставленные клиенту при помощи соответствующего модуля SAP. На этом тоже достигается существенная экономия — пользователям, которым документы из ERP-системы нужны только для справки, не нужно ставить полновесное рабочее место ERP. Поэтому столь популярны интегрированные решения типа SAP — Documentum, Oracle e-Business Suite — Documentum, SAP — OpenText и другие мыслимые комбинации.

Однако, в отличие от западных проектов, в России еще мало применяются модули Records Management, отвечающие за собственно документирование и придание официального статуса электронным документам, а это существенное упущение. Штатными средствами EDMS нельзя гарантированно обеспечить неизменность официальных документов, вести номенклатуру дел и управлять порядком их хранения, т. е. отслеживать сроки хранения и назначать действия по их истечении. Имитация этой функциональности собственными разработками и базовыми функциями малоэффективна.

В целом число основных функциональных модулей в системе управления договорами может быть весьма велико (табл. 4 и рис. 6). Но в каждом конретном решении те или иные блоки могут отсутствовать — в зависимости от специфики и бюджета проекта.

Рис. 6. Архитектура решения.

Таблица 4. Основные функциональные модули системы управления договорами

Модуль Назначение Примеры решений
Система управления документами (Electronic Document Management, EDM или Enterprise Content Management, ECM) Одна из основных подсистем — организует электронное хранилище документов, позволяет вести разработку проектов документов, хранит разнообразную справочную информацию, например, прайс-листы поставщиков, описания продуктов и т. д. Лидеры рынка — EMC Documentum (http://software.emc.com), IBM FileNet (http://www.filenet.com), OpenText (http://www.opentext.com).
Средства поддержки жизненного цикла документов (Document Lifecycle Management, DLM или Records Management, RM) Обеспечивает соблюдение регламентов и требований законодательства по документированию деятельности организации. Как правило, модули в составе платформ EDM/ECM.
Система автоматизации бизнес-процессов (Business Process Management, BPM или Workflow) Обеспечивает автоматизацию процессов согласования, оплаты и исполнения договоров. Может быть внешней по отношению к платформе документооборота (пример — workflow-модуль ERP-системы).
Средства взаимодействия (Collaboration) Среда коллективной работы, система мгновенного обмена сообщениями, тесная интеграция с электронной почтой, поддержка мобильных устройств — без этого невозможно обеспечить взаимодействие с внешними организациями (поставщиками, клиентами, подрядчиками и т. д.). Пример — eRoom от EMC Documentum.
Средства автоматической сборки документов (Document Automation) При подготовке пакета договорных документов обычные статические шаблоны не дают нужной эффективности. Состав всего пакета и содержание отдельных документов может зависеть от множества факторов, но в то же время весь документ состоит из стандартных блоков. Поэтому следует использовать средства автоматической генерации документов с широкими возможностями управления этим процессом. Пример — Perfectus (http://www.perfectus.net).
Средства сравнения документов Если имеет место взаимодействие с внешними участниками, которые вносят свои правки в документ, рекомендуется использовать средства сравнения документов для быстрого выявления и просмотра сделанных изменений. Пример — DeltaView от WorkShare (http://www.workshare.com).
Средства публикации и представления документов Финальные версии документов могут публиковаться на корпоративном портале (в защищенной среде), что требует преобразования в HTML. Рекомендуется также преобразовывать финальные версии в формат PDF, чтобы исключить случайное (или преднамеренное) редактирование документа. Модули преобразования в PDF в составе EDM/ECM платформ.
Средства электронной подписи Придают юридическую значимость и доказательную силу электронным документам. Для внутренних нужд применение ЭЦП может оказаться избыточным. Рекомендации не нужны, поскольку выбор невелик.
Среда построения отчетов и аналитический блок Отчетов только о движении документов в случае договоров явно недостаточно. Требуется полноценный модуль построения отчетов по данным из разнородных источников; будут полезны и возможности многомерного анализа (OLAP).  
Модуль интеграции EDMS с ERP-системой Один из существенно важных серверных компонентов. Построение сквозного решения без тесной интеграции системы документооборота с системой управления предприятием нереально.  
Система массового сканирования В силу законодательства и традиций невозможно отказаться от использования бумажных документов. Для включения их в бизнес-процесс следует использовать промышленные решения для сканирования документов. Пример — Ascent Capture от Kofax (http://www.kofax.com).

Рекомендации по выбору решения

При постановке задачи управления договорами и позже, при выборе решения следует особенно внимательно подходить к определению предмета автоматизации — договора какого типа и в каких бизнес-процессах рассматривать. Если на этапе постановки разумным образом ограничить требования к системе, то можно получить весьма эффективное и приемлемое по цене решение, тогда как общая задача управления всеми договорами на всех стадиях жизненного цикла адекватного решения не имеет (рис. 7).

Рис. 7. Пейзаж рынка систем управления договорами.

Для этого нужно выполнить следующее.

  • Оценить потребность организации в комплексном решении для управления договорами исходя из количества заключаемых за год договоров, их типов, степени государственного регулирования отрасли и т. д.
  • Выработать требования к системе управления договорами, фокусируя внимание на «болевых точках».
  • Определить требования к архитектуре решения, чтобы его легко было интегрировать с имеющимися бизнес-приложениями.
  • Быть готовым к тому, что ни одно из решений не соответствует на 100% вашим требованиям.

Не отчаивайтесь. Работа с договорами во многом отражает уникальный стиль принятия решений в вашей организации. Иначе все организации работали бы одинаково, и в мире не было бы конкуренции. Возможно, придется компоновать решение из различных блоков. Если все компоненты поддерживают современные стандарты архитектуры информационных систем, это не создаст непреодолимых трудностей, зато позволит получить решение, подходящее именно вашей организации.

И напоследок примечание. Все фигурирующие в данной статье продукты упоминаются только в иллюстративных целях; их упоминание не представляет собой никакой формы поддержки или рекламы. Аналогично неупоминание каких-либо продуктов не подразумевает их критики.

Мнение эксперта

Дмитрий Рудько, заместитель директора департамента информационных и телекоммуникационных технологий компании «ТехноСерв А/С»

Тенденция автоматизации управленческой деятельности и ее перевода в электронную форму диктует необходимость пересмотра дорогостоящих и малоэффективных способов «бумажной» работы с финансовыми документами. Правильное, упорядоченное управление финансовыми документами позволяет работать эффективно, организованно, экономично, оно дает работникам возможность сосредоточиться на их основных функциях, сокращая время и усилия, затраченные для поиска и получения информации.

В управлении финансовыми документами для большинства предприятий характерны следующие слабые места.

Фрагментарность процедур управления договорами. Большинство предприятий либо не имеет формализованных процедур создания и ведения договоров, либо использует несколько различных подходов в рамках одной организации.

Трудоемкость процессов. На большинстве предприятий составление текстов договоров, их заключение, согласование и визирование выполняются как серия раздельных, преимущественно неавтоматизированных операций. В среднем предприятия тратят от 20 до 30 дней на подготовку, заключение и окончательное утверждение договора уже после того, как закончен начальный цикл закупки или продажи. Это, в свою очередь, вызвано низким уровнем или полным отсутствием контроля за сроками согласования, визирования и исполнения договоров.

Низкий уровень доступности договоров. Почти половина предприятий продолжает хранить по крайней мере часть своих договоров в бумажном виде, что ограничивает возможность быстро находить нужные договора, не говоря уж о мониторинге, управлении соответствием требованиям к договорам, оценке доходов и скидок, анализе производительности.

Неадекватный анализ исполнения договоров. Отсутствие эффективных процедур, обеспечивающих доступность договоров и подтверждение их соответствия требованиям к договорам, сводит на нет попытки оценить исполнение договоров. Так, в ходе реализации проекта автоматизации договорной деятельности крупного отраслевого холдинга специалисты компании «ТехноСерв А/С» выявили недостатки в части исполнения договоров, связанные с тем, что у предприятия не было возможностей:

  • ведения плана платежей и его сравнения в автоматическом режиме с фактическими сроками оплаты;
  • формирования графика платежей и работ по договорам;
  • автоматического изменения бухгалтерских проводок в соответствии с изменениями в платежных поручениях;
  • контроля за исполнением договоров (как финансового, т. е. контроля платежей по договорам, так и фактического контроля поставок продукции по договорам).

Перечисленные выше недостатки не позволяли финансовым службам проводить долгосрочное и краткосрочное планирование расходования денежных средств, разбивать задолженность по платежам на долгосрочную и краткосрочную.

Проблемы на всех этапах цикла оплаты счетов. По мере обработки операции проявляются проблемы, связанные с длительностью процессов получения, подготовки счетов к оплате, их согласования, учета и извлечения данных, что, в свою очередь, приводит к штрафным санкциям из-за задержки платежей.

Перечисленные выше факторы говорят о том, что необходимы процедуры и системы, дающие возможность комплексного подхода к управлению финансовыми документами, начиная от составления и заключения договоров (включая процедуры их исполнения и оплаты) и заканчивая сбором и сохранением первичных бухгалтерских документов. Особенность комплексного подхода к автоматизации процессов управления договорами — возможность интеграции системы управления документами с системой планирования ресурсов предприятия (ERP-системой) и создание кросс-платформенного решения, автоматизирующего полный жизненный цикл договора.