В условиях современного бизнеса эффективность и прозрачность управления становятся двумя основными показателями качества менеджмента. Информационные технологии предоставили руководителям компаний широкие возможности для формирования гибкой и прозрачной управленческой оболочки. Системы электронного документооборота (СЭД) существенно изменили процессы документационного администрирования, превратив документооборот из бюрократической рутины в результативный инструмент управления компанией. Фактически СЭД стала одним из ключевых элементов ИТ-инфраструктуры современной организации.

Кроме того, ИТ позволяют грамотно и быстро моделировать бизнес-процессы. Внутренняя структура компании проектируется под ее стратегические цели и тактические задачи. Существует множество программных продуктов, способствующих решению целого ряда управленческих задач, но только некоторые программные продукты способствуют комплексному подходу к управлению предприятием. Это, в частности, системы класса BPM, о которых и пойдет речь ниже.

Компания UpScale Soft (группа компаний «Оптима», http://www.optima-workflow.ru) и группа компаний «Современные технологии управления» (http://www.biztech.ru) заключили соглашение об интеграции СЭД OPTiMA-WorkFlow (OWF) и BPM-системы Business Studio (BS). В настоящее время проект находится в стадии активной разработки. В этой статье мы знакомим читателей со сложностями проекта и перспективами, открывающимися в ходе его реализации.

Предполагается, что симбиоз двух систем позволит в короткие сроки спроектировать, оптимизировать и запустить в рабочем режиме ключевые бизнес-процессы организации, существенно сократив расходы на консалтинг и внедрение. Еще одно преимущество интегрированного решения на базе OPTiMA-WorkFlow и Business Studio — возможность адаптации бизнес-процессов исходя из быстро меняющихся требований окружающей среды: менеджеры компании в союзе с ИТ-специалистами совместно развивают корпоративную среду, отвечающую отраслевым и индивидуальным особенностям компании.

СЭД и BPM: эволюционируем вместе

Системы документооборота внедряются, в частности, для того, чтобы обеспечить более эффективное управление за счет автоматического контроля выполнения поручений и прозрачности деятельности организации на всех уровнях администрирования. Кроме того, ряд СЭД содержит функционал, позволяющий проектировать маршруты движения документов. Сегодня все более востребованной становится поддержка эффективного управления знаниями, что подразумевает и создание общего информационного пространства, и формирование корпоративной базы данных, и повышение оперативности принятия управленческих решений.

Параллельно с этим российские организации озабочены улучшением качества работы сотрудников, поскольку труд административно-управленческого персонала всегда был «головной болью» руководства. Считается, что современная СЭД способна сделать процесс управления максимально прозрачным. Немаловажной задачей СЭД становится протоколирование деятельности предприятия в целом. СЭД последних поколений — это не просто скучный конторский инструмент фиксирования движения документа от одного клерка к другому, но интегрированная часть ИТ-среды и структуры организации. Поэтому в последнее время открываются новые перспективы для СЭД как универсальной платформы управления бизнес-процессами.

Однако уже довольно давно на рынке существует целая группа программных приложений, ориентированных на решение задач автоматизации проектирования и управления бизнес-процессами. Этот класс составляют системы BPM (Business Process Modeling/Management), описывающие систему управления компанией. Их основное назначение — получить описание («как есть» или «как будет») основных элементов, из которых складывается система управления любым бизнесом, включающая систему целей и показателей; модели бизнес-процессов; виды применяемых документов и документооборот; модель организационной структуры управления. Иначе говоря, система BPM служит решению задач трансформации стратегий в планы, контроля исполнения планов и повышения показателей операционной и финансовой эффективности за счет углубленного осознания своего бизнеса.

Возможности визуального отображения бизнес-процессов, «зашитые» в большинство BPM-систем, дают менеджерам точную топографию корпоративной среды, делают процесс управления действительно прозрачным. Описание бизнес-процессов, полученное посредством BPM, может использоваться для решения самых разных задач — от проектирования нового бизнеса до внедрения системы менеджмента качества или автоматизированной информационной системы.

Сегодня подобные системы дифференцируются, как правило, по двум критериям — это поддерживаемые нотации моделирования бизнес-процессов и возможность формировать на выходе стандартизованные регламентные документы. Если говорить о нотациях моделирования, то сегодня преимущественно используется хорошо зарекомендовавшее себя семейство нотаций IDEF, нотация EPC и их расширения. Что касается формирования регламентных документов, то это очень трудоемкая задача. Поэтому наиболее приемлемый для пользователей вариант — возможность формировать готовые регламенты движения документов компании, например, в формате Microsoft Word.

Российские BPM-разработки заслуживают самого пристального внимания, поскольку представляют собой вполне конкурентоспособные продукты. Например, система бизнес-моделирования Business Studio — это инструмент поддержки регулярного управления компанией. Система основана на процессном подходе к описанию и улучшению деятельности организации и позволяет формализовать или спроектировать новые бизнес-процессы, организационные структуры, распределить функции и ответственность между исполнителями. Важное преимущество Business Studio — способность автоматически формировать и распространять среди исполнителей пакет корпоративных регламентов компании.

Идея объединения сильных сторон СЭД и BPM на одной платформе может показаться парадоксальной, хотя и вполне перспективной. Останется ли в таком случае СЭД прежней? Наверное, нет. Фактически следует говорить о появлении нового семейства продуктов корпоративного ПО — систем управления документационным обеспечением, включающих полноценный функционал моделирования и текущего менеджмента бизнес-процессов. Этот класс систем можно назвать Business Process Document Management (BPDM) — программные приложения, обеспечивающие использование workflow-насыщенной СЭД в качестве средства процессной интеграции.

Наличие модулей workflow в данном случае — важная характеристика СЭД на пути интеграции с BPM. Как известно, понятие workflow включает в себя автоматизацию деловых процессов (полностью или частично) и работ, выполняемых в организации, от описания сценария взаимодействия сотрудников (карта или маршрут бизнес-процесса: кто, что, над чем и когда должен сделать в рамках конкретного процесса) до реального управления выполнением заданий (уведомление о необходимости провести ту или иную работу, ее контроль и мониторинг, замена исполнителей и т. п.). Это позволяет улучшить качество работы «белых воротничков».

Что нужно, чтобы новый класс систем BPDM завоевал собственную рыночную нишу? Во-первых, бесшовная интеграция функционала СЭД и соответствующей BPM; во-вторых, понимание ИТ-специалистами и менеджерами компаний возможностей проектирования бизнес-процессов в связке с корпоративным документооборотом; в-третьих, преодоление инерции рынка, когда новый тип ПО с трудом пробивается через когнитивные стереотипы российских CIO и бизнес-консультантов. Новый формат корпоративного ПО вполне мог бы приобрести сторонников не только среди ИТ-специалистов, но и в среде консультантов (управленческий консалтинг, проектирование бизнес-процессов и т. п.), нуждающихся в комплексных решениях.

Интеграция BS и OWF: одна платформа, две системы

Мудрый Дэн Сяопин, патриарх китайской политики, в свое время выдвинул формулу: «Одна страна — две системы». Этот тезис сделал Китай экономически успешным. В случае интеграции BPM и СЭД точно так же можно сказать, что успех кроется в симбиозе двух систем на одной платформе.

Интеграция систем всегда требует проработки многих нюансов. Количество вопросов, которые приходится решать, зависит от сложности каждой из систем и от желаемой глубины интеграции. Учитывая насыщенность предметных областей, затрагиваемых обоими продуктами, а также их внутреннюю сложность, обеспечивающую богатые функциональные возможности, было принято решение о проведении поэтапной интеграции. Сначала планировалось, что первый этап интеграции будет организован через промежуточный XML-файл, так как обе системы поддерживают экспорт и импорт данных в формате XML. Однако в результате более детального анализа было принято решение реализовать первый этап с помощью отдельного приложения, синхронизирующего объекты систем на уровне баз данных. В числе первых объектов, требующих синхронизации, оказалась организационная структура компании: «Субъекты» в терминологии Business Studio и «Хранилища документов» в терминологии OPTiMA-WorkFlow (рис. 1).

Рис. 1. Описание организационной структуры компании: «Субъекты» (а) в терминологии BS и «Хранилища документов» (б) в OWF.

Следующее звено синхронизации — это сами процессы, которые после моделирования в BS можно перенести в OWF в качестве маршрутных схем движения документов или, наоборот, перенести из маршрутных схем OWF в BS для анализа в контексте остальных процессов организации. При взгляде на стандартный отчет «Документооборот» по процессу или процедуре в BS (рис. 2) становится очевидно, что из него можно создать маршрутную схему движения документов в OWF (рис. 3).

Рис. 2. Отчет «Документооборот» по процессу в BS.

Рис. 3. Процесс BS для переноса в маршрутную схему OWF.

Возможность создавать пользовательские атрибуты у некоторых объектов имеется в обеих системах, что позволяет увеличить глубину интеграции без существенных изменений в логике. Однако в некоторых ситуациях стандартных возможностей продуктов, к сожалению, не хватает. В таких случаях дополнительная обработка будет проводиться самим приложением, отвечающим за интеграцию.

Работы по интеграции заметно усложняются фактом дальнейшего развития и той и другой системы, так как уже известно, что в следующих версиях обоих продуктов внутренняя логика претерпит существенные изменения.

Обеспечение «бесшовного» взаимодействия BPM и СЭД позволит автоматизировать широкий круг задач управления средней и крупной компанией в области моделирования системы управления (формулирование целей и стратегий компании, описание бизнес-процессов и организационной структуры, регламентов и мотиваций, способов взаимодействия между объектами компании), а также отражать эти и другие базовые элементы системы управления в СЭД в виде схем управления документами, контроля выполнения работ и исполнения поручений в рамках той же организационно-штатной структуры и с гарантированным соблюдением технологии работ, описанной в системе BPM. При этом будут решаться и задачи, специфичные для workflow-систем, а именно:

  • управление электронными архивами документов;
  • поддержка принятия управленческих решений;
  • интеграция в комплексную информационную систему предприятия;
  • распределенная обработка документов и межведомственный информационный обмен;
  • защита информации от несанкционированного доступа и искажений;
  • мониторинг процессов, исполнение поручений и регистрация событий.

При этом пользователям не придется повторно вводить данные в те подсистемы, сущности которых пересекаются, а механизм синхронизации обеспечит актуальность данных (нормативно-справочная информация, оргструктура).

В программном продукте Business Studio бизнес-процессы и подпроцессы описываются в нотации IDEF0, а процедуры нижнего уровня — в нотации Cross-functional Flowchart (рис. 4). При этом сложность модели (глубина и подробность описания подпроцессов) целиком и полностью определяется необходимостью моделирования.

Рис. 4. Пример описания процедуры в нотации Cross-functional Flowchart.

Далее, модель может быть отражена в маршрутной схеме движения документов системы OPTiMA-WorkFlow (рис. 5). Здесь логику движения и обработки документа на маршруте можно значительно расширить и оптимизировать.

Рис. 5. Маршрутная схема движения документа.

Синергетический эффект интеграции

Интеграция СЭД и BPM-систем — это возможность убрать разрыв между требованиями к эффективной системе управления и сложившимся документооборотом. Ведь не секрет, что сегодня в организациях зачастую автоматизируют документооборот, который уже не соответствует реальным потребностям. Предварительное моделирование бизнес-процессов поможет спроектировать и автоматизировать такой документооборот, который не будет повторять недостатки прежнего варианта.

Интегрированное решение на базе OPTiMA-WorkFlow и Business Studio позволит организациям перейти на новый уровень эффективности. Организации, работающие с системой OPTiMA-WorkFlow, получат механизм анализа и повышения эффективности существующего документооборота в контексте бизнес-процессов своей организации, а также возможность моделировать направления развития СЭД. Обладатели системы Business Studio, в свою очередь, смогут автоматизировать документооборот быстрее и с меньшими затратами, так как их бизнес-процессы уже формализованы и структурированы. СЭД «ложится» на реальную ситуацию, экономятся время и средства на внедрение, появляется возможность моделирования и предварительной оценки эффективности работы системы. Новые же пользователи получат комплексное решение для создания автоматизированной системы управления организацией, отвечающей современным стандартам качества.

С технической точки зрения интеграция систем позволит минимизировать время настройки системы OWF на бизнес-процессы заказчика и таким образом быстрее запустить ее в эксплуатацию.

В заключение сформулируем основные преимущества интеграции СЭД и BPM.

1. Возможность адаптировать имеющуюся СЭД к бизнес-процессам, изменившимся в результате развития организации, диверсификации управления, слияний и поглощений. Вновь образованной компании больше не придется думать о внедрении СЭД — достаточно своими силами провести аудит имеющихся бизнес-процессов с помощью BPM, а затем распространить оптимизированные маршрутные схемы на корпоративный документооборот.

2. Повышение надежности работы вновь созданной системы, интеграция которой проведена на стадии разработки «заводским» способом. Теперь ИТ-департаменты организаций освобождаются от проблем с интеграцией разнородных систем в «полевых» условиях.

3. Документооборот окончательно выходит «из тени» банального движения резолюций и бумаг, превращаясь в мощный инструмент управления и становясь видимой частью организационной среды. Менеджерам удобнее работать с универсальной платформой, где промежуток между этапами проектирования бизнес-процессов и запуска их в работу сокращается до минимума, как и требуется в ситуации растущей неопределенности внешней организационной среды.