Компания «ОСГ Рекордз Менеджмент» представила сервис по организации удаленной канцелярии, включающий прием и обработку входящих документов на территории ОСГ. Сервис позволяет оцифровать всю документацию «на входе», что упрощает переход компании к работе с документными данными в электронном формате.

Сервис обеспечивает перевод входящих документов в электронный вид, чтобы избежать накопления большого объема данных на бумажных носителях. Адресом приема корреспонденции назначается один или несколько центров обработки документов ОСГ по всей России – от Калининграда до Владивостока. Далее документы оцифровываются, индексируются и уже в оцифрованном виде направляются клиенту в личный кабинет электронного архива или через один из каналов передачи данных – sFTP или API – в любую учетную систему клиента. После оцифровки сотрудники ОСГ упаковывают документы в специальные короба и помещают на хранение в архив ОСГ. Клиент продолжает работать с уже оцифрованными документами, вместе с тем их оригиналы могут быть оперативно ему направлены по запросу.

Если редирект входящей корреспонденции настроить невозможно, каждую неделю или чаще собственная курьерская служба «ОСГ Рекордз Менеджмент» забирает скопившиеся документы изо всех офисов клиента и доставляет их в центры обработки, при этом документы могут быть никак не отсортированы клиентом.

«ОСГ Рекордз Менеджмент» гарантирует сохранность документов и конфиденциальность данных. На каждом этапе перемещения отмечается каждая учетная единица – короб, папка или отдельный документ – с помощью штрихкода, благодаря чему легко отследить ее местоположение. Внутри архивного хранилища все документы хранятся конфиденциально, в одинаковых, никак не подписанных коробах. Единственное их отличие друг от друга – штрихкод, который является инструментом учета. Конструкция и пропитка коробов также защищает документы от внешних физических воздействий, возможных при транспортировке.

Как отмечают в компании, инфраструктура ОСГ представлена практически во всех регионах страны, что позволяет масштабировать внедрение удаленной канцелярии без дополнительных затрат на логистику.