Компания «ОСГ Рекордз Менеджмент» представила сервис для организации безбумажного офиса, который позволит без больших инвестиций перейти на безбумажный офис и сделать более доступным удаленный формат работы. Продукт сочетает в себе триаду услуг: оцифровку документов, безопасное хранение бумажных носителей и их конфиденциальное уничтожение при необходимости.

Как отмечают в ОСГ, новый сервис позволяет бизнесу организовать работу без бумаг независимо от того, на каком этапе внедрения цифровых технологий он находится; сотрудники перестают зависеть от офиса как локации для хранения документов, их обработки и извлечения необходимой информации.

Создание безбумажного офиса обеспечивается триадой сервисов:

• архивное хранение документов – накопленные в компании документы принимаются на хранение в архивные хранилища ОСГ, представленные по всей России. Для вновь поступающих документов предусмотрен сервис удаленной канцелярии: входящие документы будут поступать не в офис компании, а напрямую в архивы ОСГ и предоставляться клиенту в оцифрованном виде;

• электронный архив («е-Архив») – ОСГ оцифровывает принятые на хранение документы и предоставляет сотрудникам клиента доступ к ним через «е-Архив» строго в соответствии с уровнем доступа. Электронный архив может быть встроен в информационную систему компании, таким образом, сотрудникам не нужно тратить время на освоение новых программ. В «е-Архиве» сохраняется цифровой след изменений, а доступ к данным четко разграничен для каждого авторизованного сотрудника;

• конфиденциальное уничтожение документов – для документов, срок хранения которых истек. Перед уничтожением документов проводится выделение дел к уничтожению с составлением соответствующего акта согласно требованиям законодательства. Для сбора бумаг дня, которые появляются в офисе «по привычке», например, черновики договоров, презентации, промежуточные версии документов и т.п., ОСГ устанавливает в офисе клиента специальные опломбированные контейнеры. По мере заполнения контейнеров ОСГ вывозит их в собственный центр конфиденциального уничтожения, а после — на вторичную переработку. Переработка одного контейнера, отмечают в компании, сохраняет одно дерево.

Как подчеркивают в ОСГ, безбумажный офис позволяет компаниям любого размера сократить несколько статей расходов, например, исключить полностью расходы на канцелярию, оборудование и обслуживание архива. Внеофисное хранение предотвращает несанкционированный доступ к данным благодаря различным уровням доступа и отслеживанию изменений.

Безбумажный офис, поясняют в ОСГ, не означает, что компании придется оцифровать весь бумажный актив. Какие документы лучше переводить в электронный вид, зависит от вида деятельности компании. Например, для банков в ОСГ чаще всего сканируют клиентские досье, для страховых компаний и предприятий в сфере ИКТ –договоры с клиентами. Кроме того, с точки зрения информационной безопасности стоит передавать на хранение в ОСГ не только бумагу, но и иные носители информации, например, в медучреждениях это могут быть рентгеновские снимки.