Компания Directum выпустила новое решение для системы Directum RX – «Регистрация входящих документов из Outlook». Быстрая регистрация входящих документов из Outlook упрощает занесение электронных писем в систему Directum RX. Интеллектуальные сервисы Directum Ario самостоятельно извлекают данные из вложений, ускоряя обработку документов в разы.

Как поясняют в компании, корреспонденция часто поступает в организацию в электронном виде, например, в ответ на официальное письмо контрагент отправляет сообщение по электронной почте, приложив к нему комплект документов. На обработку и ввод данных в систему уходит много времени, поскольку сотрудник вручную выполняет целый ряд действий: нужно создать в системе документ и перенести в него содержимое письма, занести вложения из письма в систему и заполнить реквизиты документов, настроить связи между документами. Кроме того, на на всех этапах могут возникать человеческие ошибки.

Решение «Регистрация входящих документов из Outlook» значительно ускоряет процесс:

  • сотрудник просматривает письмо, выбирает нужные вложения, после чего запускает их автоматическое занесение в систему;
  • интеллектуальные сервисы Directum Ario распознают названия компаний, даты, суммы, которые затем заполняются в системе вместе с другими значимыми реквизитами;
  • для удобства хранения документов система объединяет их в комплекты – пользователю достаточно выбрать основной документ и приложения;
  • сотрудник проверяет полноту и корректность занесенных данных.

Панель регистрации доступна прямо в Outlook, а документы открываются в редакторе, где одновременно отображается сам документ и заполненные системой реквизиты.

Новое решение используется совместно с решением «Перекомплектование документов», с помощью которого можно скорректировать пакет документов, занесенный в систему, например, изменить порядок страниц, если отправитель отсканировал их неверно.