Компания Directum выпустила новую версию своей ECM-системы – DirectumRX 3.2, которая обеспечивает высокую производительность и масштабируемость системы для работы компаний со сложной оргструктурой. Цифровые процессы настраиваются с учетом сложных регламентов, а пользователи получают возможности интеллектуальной обработки документов, совместного редактирования и др.

Обновления в ECM-системе учитывают повышенные требования крупного бизнеса, особенно с территориально распределенной структурой. В частности, тонкая настройка процессов с учетом сложных регламентов реализуется с помощью современного BPM-инструментария. Доступны разные типы условий, например, подписан ли документ с контрагентом или предусмотрены ли приложения. Специальные отчеты упрощают проверку цифровых процессов на соответствие регламентам.

Стабильность работы и высокая производительность подтверждаются регулярными нагрузочными тестированиями на тысячах пользователей и сотнях миллионов документов. Современная архитектура с независимыми микросервисами упрощает масштабирование, в том числе при использовании СУБД PostgreSQL.

Для постоянного контроля работы системы используется решение «Мониторинг системы DirectumRX». В режиме реального времени администратор получает общую картину работы серверов: их стабильность, загрузка процессора, скорость операций, свободная оперативная память и т.д. При отклонении показателей от нормы решение своевременно сообщает об этом администратору.

Реализован учет разных часовых поясов для компаний с офисами в разных регионах – это легко сделать при настройке структуры организации. Система учитывает не только часовый пояс, но и рабочий график сотрудников, поэтому сроки заданий в системе, протоколах и отчетах вычисляются корректно.

Искусственный интеллект в DirectumRX направлен на организацию «умной» обработки входящего потока (письма, счета, накладные, акты, счета-фактуры, УПД). В результате сотрудники экономят свое время, а количество ошибок на этапе первичной обработки документов минимизируется. Документы захватываются со сканера или электронной почты, а интеллектуальные сервисы Directum Ario извлекают необходимую информацию, классифицируют документы и заполняют карточку в системе. Сотруднику остается только проверить корректность заполнения полей – все они подсвечиваются, упрощая проверку.

Для совместного редактирования документов в DirectumRX может использоваться онлайн-редактор ONLYOFFICE. Пользователи могут одновременно редактировать документ и оставлять примечания по тексту, не ожидая, пока другой сотрудник освободит его. Согласование документов заметно ускоряется.

Информация о подписании документа ЭП отображается в специальной отметке в отдельной версии документа. Ее содержание меняется в зависимости от того, какая ЭП использована – квалифицированная или простая. Информация о подписании часто нужна при пересылке документов по электронной почте, для передачи приказов и распоряжений сотрудникам, при создании бумажных копий для представления в контролирующие органы.

Веб-клиент DirectumRX также получил ряд новых возможностей, а именно:

  • быстрое ознакомление с документом в окне предпросмотра;
  • настраиваемые связи документов, что помогает пользователям быстро находить весь комплект документов, например, по определенной сделке;
  • выгрузка в Microsoft Excel записей справочников, списков документов и папок для работы с ними как с таблицей или для печати;
  • выгрузка нескольких документов или папок в виде единого архива, при этом структура папок в архиве сохраняется, а документы в папках будут только те, на которые у сотрудника есть права доступа;
  • отправка документа по электронной почте в два клика из контекстного меню, например, для согласования с контрагентом. Поддерживаются популярные почтовые клиенты для Windows, Linux и macOS;
  • добавление встреч в календарь Microsoft Outlook и iCalendar из задач. Это позволяет заранее запланировать время на выполнение работ, создать напоминание или назначить встречу.

Контрольная панель руководителя в виде виджетов в мобильном приложении Directum Solo отображает основные показатели исполнительской дисциплины сотрудников и подразделений. В любой момент можно взглянуть на текущую деятельность «сверху» и вовремя принять меры.