Компания Directum объявила о выпуске версии 5.6 своей ECM-системы с поддержкой искусственного интеллекта, что упрощает работу пользователей при распределении потока входящих документов, их регистрации и создании поручений. Теперь в сквозных процессах между компаниями холдинга могут участвовать разные классы систем, а обмен с контрагентами ведется прямо из интерфейса Directum.

Для холдингов со сложной организационной структурой и тысячами сотрудников система Directum помогает наладить эффективное взаимодействие между входящими в них компаниями. Для организации сквозных бизнес-процессов внутри группы используется механизм межсистемного взаимодействия (DCI). Теперь к DCI можно подключать разные инсталляции Directum (начиная с версии 5.4) и другие классы системы (ERP, CRM и пр.). Для этого был разработан универсальный шаблон адаптера, на основе которого создаются адаптеры к каждой новой подключаемой системе. Если в компании уже используется корпоративная шина данных для взаимодействия между системами, ее также можно использовать в связке с механизмами DCI. Разработан Web-интерфейс мониторинга межсистемных процессов, упрощающий и ускоряющий устранение проблем или ошибок администратором.

Процессы межкорпоративного обмена в Directum реализованы с помощью готовых коннекторов к сервисам ЭДО и учетным системам. В версии 5.6 разработан новый коннектор – к сервису обмена СБИС. Теперь пользователи могут обмениваться с контрагентами договорами, первичной учетной документацией, письмами и другими документами прямо из интерфейса ECM-системы.

Папки с дополнительными колонками и действиями помогут организовать реестры документов для массовой обработки: рассмотрения, согласования, подписания. Сотруднику достаточно отсортировать и отфильтровать список, затем выбрать действие, например подписание, в результате все отобранные документы будут подписаны. Интерфейс реестра схож с внешним видом учетной системы, поэтому будет привычен для бухгалтеров.

В реестре документов для массовой обработки внешний вид штампа электронной подписи стал более информативным. Часто налоговые органы требуют приложить к электронному документу в формате XML его PDF-копию с информацией о подписях. В новом штампе содержатся данные о подписантах, сертификатах и дате подписания, а также сообщается о достоверности подписи и сервисе обмена.

Решение Directum Ario, впервые представленное компанией в апреле, – это набор интеллектуальных сервисов, снижающих количество рутинных операций. Теперь в ECM-системе поток входящих документов распределяется автоматически по видам, журналам регистрации и ответственным, исключая ручные операции на этом этапе. Регистрация документов также стала проще. Directum Ario распознает реквизиты документа, извлекает их и заполняет регистрационную карточку. Для каждого типа документов, как структурированных, так и неструктурированных (договоров, писем), правила поиска и извлечения реквизитов настраиваются индивидуально. Теперь, не открывая сам документ, делопроизводитель сверяет реквизиты в области предпросмотра РКК, при необходимости дозаполняет или корректирует их.

Автоматизировано создание поручений из протокола совещания. Как правило, тексты поручений набираются вручную на основе встречи. Если совещания проводятся регулярно и выдается не одно-два поручения, а целый перечень, то на подготовку заданий уходит много времени. С Directum 5.6 секретарю достаточно заполнить протокол по заданному формату и нажать одну кнопку. Система сама создаст поручения, остается их проверить и отправить в работу.

Мобильное решение Directum Solo обеспечивает топ-менеджерам уровень комфорта «как с бумажным документом и ручкой». Это важный аспект реального перехода к полностью электронным бизнес-процессам внутри компании. Теперь в системе Directum доступно вынесение резолюций по документам в графическом виде, например, с помощью стилуса, или в печатном виде. Помощник получает резолюцию в виде PDF-документа и выдает на ее основе поручения сотрудникам.

Возможна одновременная работа с разными системами Directum для контроля бизнес-процессов в независимых филиалах компании с одного устройства руководителя.

Большое внимание уделено обеспечению мобильной безопасности при работе с корпоративной информацией. При утере планшета администратор сможет удалить все конфиденциальные данные, оставшиеся на устройстве в Directum Solo. Кроме того, можно полностью запретить работать в приложении с определенными видами информации, например, персональными данными или коммерческой тайной.

В числе других новшеств версии – модуль «Финансовый архив» в составе Web-клиентf из «коробки». С его помощью автоматизируется полный цикл работы с первичными учетными документами: создание, согласование, подписание, отправка контрагенту, хранение и подготовка к налоговым проверкам. Появились обложки веб-модулей со всеми доступными пользовательскими сценариями. Кроме того, сотрудник может настроить интерфейс под свои рабочие функции — на панели действий появятся нужные кнопки, а в дереве папок отобразятся ссылки на часто используемые компоненты.

Повысились показатели быстродействия системы, чтобы скорость отклика на действия была минимальной, даже при большом количестве одновременных пользователей. Полнотекстовые поисковые запросы выполняются быстрее благодаря новой масштабируемой службе поиска. Если в системе Directum работают тысячи пользователей и объемы хранимой информации велики, то на сервер устанавливается несколько экземпляров службы, и запросы от пользователей распараллеливаются. Повысилась и релевантность результатов поиска. Ускорена работа коннектора к «1С»: загрузка и выгрузка данных из Directum выполняются в 2,5-3 раза быстрее.

Улучшены механизмы работы со штампами времени. Они подтверждают, что в определенный момент времени ЭП существовала и была достоверной, даже если позднее сертификат был отозван. Для установки и проверки штампов времени теперь не нужно устанавливать на рабочие места дополнительное платное ПО, что сократит расходы на организацию работы с ЭП.

Появилась возможность программно устанавливать ЭП в форматах CAdES-XL и CAdES-А, которые обеспечивают юридическую значимость документов при длительном хранении. На базе этого механизма компания выпустила новое решение «Долговременный архив», предназначенное для централизованного хранения электронных и бумажных документов компании с обеспечением их юридической значимости.