Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. При этом, эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Кроме того, документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта. Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой организационно-техническая систему, обеспечивающую процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающую контроль над потоками документов в организации. В 1990-ые годы в мире широко использовался английский термин EDMS (Electronic Document Management System — система управления электронными документами), который, по сути, является синонимом СЭД. В начале нынешнего десятилетия международная отраслевая ассоциация в области управления информацией и документами AIIM (Association for Information and Image Management) предложила понятие ECM (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом), как стратегию, организационные методы и инструментальные средства, используемые для ввода (сбора), управления, хранения, архивирования и доставки информационного содержания (контента) и документов, относящихся к ключевым процессам организации. Развивая понятие ECM, аналитическая компания Gartner определила ECM, как стратегическую инфраструктуру и техническую архитектуру для поддержки единого жизненного цикла контента организации. Ключевую роль в определении ECM играет новый термин «контент», который означается весь комплекс активов неструктурированной (слабоструктурированной) информации организации, которые формируются и применяются ею в процессе свое жизнедеятельности (офисные документы, архивы, электронная почта, мультимедийные файлы и т.д.). Средства реализации ECM (ECM-системы) состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. ECM-системы, согласно Gartner, в общем случае включают компоненты, решающие следующие основные функциональные задачи:

  • управление документами — экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;
  • управление образами документов — захват, преобразование и управление бумажными документами;
  • управление записями — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;
  • управление потоками работ — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита;
  • управление Web-контентом — автоматизация роли Web-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;
  • управление мультимедиа контентом — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флэш-баннерами, рекламными роликами;
  • управление знаниями — поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации;
  • документо-ориентированное взаимодействие — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

В российских условиях СЭД ассоциируется в первую очередь с решением задач организационно-распорядительного документооборота с целью управления организацией. Помимо термина СЭД, как организационно-технической системы, обеспечивающей процесс создания, распространения электронных документов в компьютерных сетях и управления доступом к ним, используют еще ряд взаимосвязанных и важных понятий. Так, под СЭД-решениями понимают набор специализированных прикладных программных (или программно-методических) средств, которые могут разрабатываться на основе СЭД-платформ (ПО, предоставляющее базовый функционал). В свою очередь СЭД-проекты — комплекс услуг по созданию, внедрению и сопровождению СЭД — выполняются с использованием готовых (тиражных) СЭД-средств, либо создаются на базе СЭД-платформ или разрабатываться на основе ПО общего назначения. В общем случае СЭД-проект включает следующие основные составные части (задачи):

  • формирование аппаратной ИТ-инфраструктуры — серверное оборудование, рабочие станции, сети, средства ввода информации (сканеры, системы распознавания и т.д.);
  • приобретение лицензий на тиражное ПО. В общем случае включает базовое системное ПО (ОС, СУБД и т. д.), СЭД-платформы, СЭД-средства;
  • доработка, настройка, установка СЭД-средств.

Среди наиболее важных показателей при внедрении СЭД стоит отметить улучшение исполнительской дисциплины, организацию и ведение единых информационных ресурсов, сокращение временных затрат при поиске информации, оперативность доставки документов, сокращение материальных затрат в ходе исполнения и прохождения документов. Прямой эффект от инвестиций в электронный документооборот связан с экономией средств на материалы и оплату рабочего времени сотрудников. Сокращение рабочего времени дает экономию в заработной плате, причем как за счет уменьшения количества сотрудников, занятых в бумажной работе, так и за счет отсутствия необходимости принимать дополнительных сотрудников для выполнения новых задач. Кроме того, у персонала высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных работ, дающих большую прибыль для предприятия. По данным «КОРУС Консалтинг», СЭД окупается за год работы в компании. Как показало исследование, производительность труда при использовании СЭД повышается в среднем на 15-20%. Очевидная экономия достигается за счет сокращения количества бумаги, расходных материалов для принтеров, уменьшения площадей, отводимых для хранения документов, снижения издержек на их передачу. Еще одним значимым эффектом внедрения СЭД является исключение потерь документов. Независимые исследования Gartner и Xerox показали, что при бумажном документообороте теряется около 5% документов, а на повторное восстановление каждого из них тратится в среднем два часа рабочего времени. Кроме того, работники тратят на поиск необходимых документов около двух часов в день.

Результаты опроса на конференции-выставке по вопросам электронного документооборота и автоматизации производства DOCFLOW 2009 показали следующее. Важность эффективности управления электронными данными для долгосрочного успеха компании признается практически единодушно. «Важно и исключительно важно» — так ответило 81,7%. Ключевыми факторами влияния на решение вопросов управления документооборотом названы общее повышение эффективности работы предприятия (39,4%), соответствие законодательным и нормативным требованиям (18%) и оптимизация бизнес-процессов (14,7%). В целом значимость фактической экономии при обосновании инициатив в этой сфере оценили как высокую более двух третей опрошенных. Компании достаточно серьезно оценивают необходимость решения задач управления документами — лишь 12,9% респондентов сообщили, что у них не было проектов в этом направлении и они не планируются. В то же время 35,5% указали, что такие системы внедрены или внедряются сейчас на корпоративном уровне, 27,7% отметили, что подобные проекты были сделаны или делаются на уровне отделов. Среди тех, кто уже применяет в своей работе системы управления документами, более половины считают, что окупаемость инвестиций оказалась на уровне ожидаемой и даже выше. Другой точки зрения придерживаются почти 30% опрошенных, а почти пятая часть сообщила, что ожидания в отношении окупаемости не были определены изначально. Что же касается полученной экономии времени от внедрения СЭД, то тут ожидания вполне оправдались в 90% случаев. Подавляющее большинство респондентов считает, что в целом отдача от инвестиций в СЭД находится примерно на одном уровне с другими ИТ-проектами.

Показывающий в последние годы хорошую динамику мировой рынок ЕСМ оказался относительно готов к работе в кризисных условиях. Так, по мнению экспертов, тенденции, набравшие там силу, вероятно, станут наиболее актуальными в ситуации сокращения издержек и ИТ-бюджетов. С одной стороны, «инфраструктурные» вендоры ЕСМ и так давно уже призывали к оптимизации. С другой — кризис только увеличивает шансы поставщиков, предлагающих решения на базе Open Source или по модели SaaS. В конце 2009 аналитическая компания Gartner выпустила свой очередной ежегодный отчет Magic Quadrant for Enterprise Content Management, в котором содержится анализ текущей ситуации в этой сфере. В квадрант лидеров попали такие компании, как EMC, IBM, Microsoft, OpenText и Oracle. Согласно этому исследованию, в 2008 году объем рынка ECM составил 3,3 млрд. долл., что включает стоимость проданных новых лицензий и доходы от технической поддержки ранее проданного ПО (т.е. не считая проектные услуги). По оценкам экспертов, замедление темпов роста было зафиксировано еще в прошлом году, а в текущем будет даже небольшой спад. Но, тем не менее, на ближайшие пять лет предсказывается среднегодовое увеличение поставок на 9,5%, причем с 2010 года рынок опять, как и в середине десятилетия, будет расширяться с двузначными показателями роста. Ожидается, что в 2013 году он достигнет объема в 5,1 млрд. долл.

Стоит отметить, что российская система делопроизводства на уровне государства базируется во многом на иных (по сравнению с западным миром) подходах и принципах. Поэтому одной из важных тенденций развития рынка можно считать усиленное проникновение на российский рынок западных технологий и методов работы с документами. Это отражается в том, что, с одной стороны, отечественные разработчики СЭД-решений шире начинают использовать зарубежные ECM-платформы, а с другой — международные поставщики активнее продвигают в нашей стране свои ECM-системы. Рынок СЭД в России рос ежегодно на 25-30% с усиливающимся интересом со стороны заказчиков. Постепенно повышалась информированность и лояльность менеджмента, формировалось достаточно глубокое и четкое понимание — для чего нужна автоматизация документооборота, как внедрение систем управления контентом может повысить эффективность бизнеса. Кризис внес свои коррективы и в темпы развития сектора, и в доминирующие здесь тренды. Исследование российского рынка СЭД провели эксперты компании аналитики CNews Analytics, оценившие объем российского рынка СЭД в 210 млн. долл., из которых примерно 30% приходится на стоимость лицензий ПО, остальное — на проектные услуги по доработке и внедрению. По данным экспертов из DSS Consulting (Санкт-Петербург), спад на российском рынке СЭД в первой половине года составил 15% по сравнению с предыдущим аналогичным периодом. Как и ожидалось, в этот период существенно возросла доля госсектора, причем здесь количество внедрений увеличилось и в абсолютном выражении. В целом, количество внедрений систем электронного документооборота российскими организациями в 2009 году снизилось на 5%. При этом общее число новых проектов увеличилось для пяти решений из 12 постоянно внедряющихся на рынке. Наиболее активно в прошлом году СЭД внедрялись в таких отраслях как госсектор, наука и образование, строительство и недвижимость, финансовый сектор. Вероятно, высокий спрос на проекты в этих сферах связан с оказываемой господдержкой, а также с осуществлением программ по оптимизации издержек в условиях кризиса. Подводя итоги 2009 года, эксперты отметили, что даже к концу периода отрицательный темп прироста сохранился. Очевидно, несмотря на кризис, большинство проектов было продолжено, но новые проекты при этом не запускались. Более того, по прогнозам аналитиков на российском рынке СЭД продолжится спад. В DSS Consulting предсказывают сохранение точечных проектов автоматизации документооборота в госучреждениях, но не более того. Частные компании, скорее всего, будут предпочитать недорогие коробочные продукты. Основными заказчиками останутся государство и отрасль науки и образования. Кроме того, повысится интерес со стороны предприятий медицины и фармацевтики, ЖКХ и добывающей отрасли.

Ведущие поставщики крупных интегрированных систем СЭД, к сожалению, представлены на Softool далеко неполно, хотя в ряде случаев на выставке есть их партнеры, продвигающие соответствующие продукты. Так, на Softool 2009 российский рынок СЭД был представлен 42 компаниями, которые позиционировали себя, как поставщики и/или разработчики подобных решений. При этом доля региональных компаний составила около 12%. В частности, это компании «Астрал» (Калуга), «Градиент — Новые технологии» (Ижевск), «Кодекс» (Санкт-Петербург), «СКБ Контур» (Екатериндбург), «Солвер» (Воронеж).

Перейти на главную страницу темы «СЭД»
Перейти на главную страницу проекта «Тенденции и тренды рынка корпоративного ПО»