В Управлении федеральной службы по надзору в сфере природопользования по Иркутской области завершился первый этап проекта автоматизации документооборота. В качестве базового решения была выбрана система «Дело», разработанная компанией «Электронные офисные системы» (ЭОС).

До внедрения системы электронного документооборота в управлении уже использовалась бесплатная программа, позволяющая вести регистрацию и учет документов. Но когда встала задача повысить эффективность взаимодействия между отделами за счет перехода к движению документов в электронном виде, ее уже невозможно было решить при помощи бесплатно доступных программ. Для обеспечения регистрации входящих и исходящих документов организации, сканирования документов и организации передачи документов в электронном виде из канцелярии в отделы, руководство Управления приняло решение о приобретении полнофункциональной системы электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу программного комплекса от ЭОС.

В ходе реализации проекта Иркутским управлением Росприроднадзора были поставлены следующие задачи:

  • организация унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами в отделах;
  • создание электронного банка некоторой части документов;
  • обеспечение оперативной доставки документов для исполнения в отделы;
  • организация поиска документов по набору реквизитов или по содержанию электронного документа;
  • обеспечение автоматизированного контроля за прохождением и исполнением документов;
  • сокращение сроков рассмотрения служебной корреспонденции;
  • организация оперативного доступа к документам;
  • обеспечение работы с удаленными подразделениями.

В результате реализации первого этапа проекта вся входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в системе «Дело». Часть документов сканируется и передается в электронном виде для дальнейшей работы с ними.

На последующем этапе проекта планируется полностью исключить движение бумажных документов внутри организации. Для этого будет приобретен промышленный сканер и обеспечен перевод всех документов, поступающих в управление, в электронный вид. В удаленных подразделениях планируется установка дополнительных рабочих мест СЭД «Дело». Ожидается, что в результате будут обеспечены оперативность и прозрачность в работе с документами.

Все работы по внедрению, настройке и обучению пользователей проводятся специалистами ООО «Информационное агентство «Референт» (Иркутск) – официального партнера компании ЭОС.