Андрей Колесов, обозреватель еженедельника PC Week/RE и внештатный эксперт ITResearch

Что такое СЭД

Термин СЭД (система электронного документооборота) сейчас является практически является общепринятым в российском профессиональном ИТ-языке и русском языке в целом для обозначения некоторого класса задач автоматизации деятельности самого широкого круга организаций (государственных, коммерческих, общественных и пр.) при работе документами. Отметим сразу, что наряду с «СЭД» в профессиональной терминологии используются (но все реже) и другие названия в качестве синонимов или близких понятий (например, САД — система автоматизации документооборота, СУД — система управления документами, САДО — система автоматизации документационного обеспечения). Говоря о термине «СЭД», нужно иметь в виду, что он, по сути, обозначает три взаимосвязанных, но все же разных объективных понятия. В Википедии приводится следующее определение: «СЭД (основное) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Здесь речь идет о системе, обеспечивающей деятельность в конкретной организации и имеющей набор функциональности нужный это организации».

СЭД (СЭД-решения) — набор специализированных прикладных программных (или программно-методических) средств, на базе которых можно создать СЭД заказчика (организации). В свою очередь, СЭД-решения могут разрабатываться на основе СЭД-платформ (ПО предоставляющее базовый СЭД-функционал). Отметим, что СЭД-средствами различаются между собой по уровню «готовности» для внедрения у конкретного заказчика (необходимость в той или иной в настойке имеется всегда). Нужно также сказать, что грань между СЭД-решениями и СЭД-платформами является весьма условной.

СЭД (СЭД-проект) — комплекс услуг по созданию, внедрению и сопровождению СЭД в конкретных организациях (включая приобретение лицензий на ПО). Подчеркнем, что такие проекты могут выполняться с использованием готовых (тиражных) СЭД-средств, создаваться на базе СЭД-платформ или разрабатываться на основе ПО общего назначения. В самом общем СЭД-проект в плане ИТ включает следующие основные составные части (задачи):

  • Формирование аппаратной ИТ-инфраструктуры (серверное оборудование, рабочие станции, сети)
  • Приобретение лицензий на тиражное ПО. В общем случае — базовое системное ПО (ОС, СУБД и др.), СЭД-платформы, СЭД-средства.
  • Доработка, настройка, установка СЭД-средств.

Отметим, что довольно часто реализация СЭД-проекта связана с изменением или коррекцией деловых процессов организации. Обязательной частью проекта является комплекс задач по обучению конечных пользователей.

Зарубежная терминология

В 1990-ые года в мире широко использовался английский термин EDMS (Electronic Document Management System, система управления электронными документами), который, по сути, является синонимом СЭД. В формулировке известной исследовательской компании IDC, формулировка EDMS выглядела следующим образом: «EDMS обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, поддерживаемые поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных». Однако в начале нынешнего десятилетия AIIM (Association for Information and Image Management, наиболее авторитетная международная отраслевая ассоциация в области управления информацией и документами) ввела в обиход новое, широко используемое и общепринятое сегодня, понятие Enterprise Content Management. «Enterprise Content Management (ECM) — это стратегии, организационные методы и инструментальные средства, используемые для ввода/сбора, управления, хранения, архивирования и доставки информационного содержания (контента) и документов, относящихся к ключевым процессам организации».

Развивая понятие ECM, аналитическая компания Gartner определила ECM, как стратегическую инфраструктуру и техническую архитектуру для поддержки единого жизненного цикла контента организации. Здесь нужно обратить внимание на использовании в этих определениях таких важных понятий как «стратегии-методы-средства», жизненный цикл контента и ключевые процессы организации. Ключевую роль в определении ECM играет новый термин «контент», который означается весь комплекс активов неструктурированной (слабоструктурированной) информации организации, которые формируются и применяются ею в процессе свое жизнедеятельности (офисные документы, архивы, электронная почта, мультимедийные файлы и т.д.). Средства реализации ECM (ECM-системы) состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. ECM-системы, согласно Gartner, в общем случае включают компоненты, решающие следующие основные функциональные задачи:

  • Управление документами — экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов.
  • Управление образами документов (Document Imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами.
  • Управление записями (или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 — ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «управление документами») — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам.
  • Управление потоками работ (Workflow) — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.
  • Управление Web-контентом (WCM) — автоматизация роли Web-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей.
  • Управление мультимедиа контентом (DAM) — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами.
  • Управление знаниями (Knowledge Management) — поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации.
  • Документо-ориентированное взаимодействие — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

Российские СЭД и зарубежные ECM

Дискуссии о применимости термина (и концепции) ECM в нашей стране и соотношении понятий ECM и СЭД ведутся в течение последних нескольких лет. Более того, в более широком плане речь идет о многолетних спорах по поводу возможностей применения западных подходов и средств для автоматизации российских организаций (причем в первую очередь в государственных структурах). Тем не менее, на сегодняшних день в целом в профессиональном ИТ-сообществе достигнуто взаимопонимание, что в российской практике ближе всего к понятию ECM находятся именно СЭД. Но при этом все же сохраняются некоторые важные отличия, что определяется расхождениями в структуре потребностей заказчиков.

Уровень использования ИТ (автоматизации на базе ИТ) в России ниже, чем в развитых ИТ-странах. Это относится и к СЭД, причем заметно в более значительной степени, чем, например, в области учетно-управленческих задач (ERP). Российская система делопроизводства (в более широком плане — документационного обеспечения) на уровне государства базируется во многом на иных (по сравнению с западным миром) подходах и принципах.

Оценивая ситуацию в российской сфере СЭД, нужно отметить, что, по сути дела, только сейчас тут закончился этап автоматизации бумажного документооборота (электронный учет бумажных документов), и только сейчас мы начинаем поворачиваться в сторону собственно создания полноценных систем электронного документооборота.

За последние пятнадцать лет отечественные СЭД-решения прошли путь от переноса в электронную форму регистрационно-учетных журналов до создания систем «сквозного документооборота» в масштабах крупных холдингов. Такие системы «научились» согласовывать документы в электронном виде, хранить образы, использовать ЭЦП, коллективно работать над проектами документов, контролировать поручения, реально ускорять информационные потоки в организации. СЭД стали средством поддержки не только сотрудников канцелярии, а значительной части управленческого персонала. Но и задачи автоматизации намного возросли и сегодня на пути развития отечественных СЭД возникают серьезные проблемы, требующие изменений в самой концепции их построения, архитектуре, методологии/метафоре работы с документами. Но речь идет не о революции, а о следующем этапе эволюционного развития СЭД.

Одна из важных тенденций развития рынка — усиленное проникновение на российский рынок западных технологий и методов работы с документами. Это отражается в том, что, с одной стороны, отечественные разработчики СЭД-решений шире начинают использовать зарубежные ECM-платформы, а с другой — международные поставщики активнее продвигают в нашей стране свои ECM-системы. Тут нужно отметить, что принятая в развитых ИТ-странах модель, основанная на отсутствии жестких правил документированного взаимодействия, а также высокая восприимчивость к новым технологиям позволило им далеко продвинуться в направлении решения задач управления корпоративным контентом (ECM). Но и подобный «демократический» привел к заметным проблемам в управлении документами. Эксперты сходятся во мнении, что сейчас оба направления — российские СЭД и западные ECM-решения — испытывают в настоящее время серьезные проблемы, выход из которых видится в либерализации и гармонизации СЭД, основанных на метафоре «бумажного» документооборота, в направлении западных принципов управления контентом и в развитии ECM в сторону усиления учетных функций в управлении документами.

В целом можно сказать, что по мере роста функциональности и масштабности проектов интерес заказчиков смещается от использования решений к применению платформ. Несколько упрощенного говоря, клиентам сегодня важна не только прикладная функциональность предлагаемых продуктов, но и возможности системы для развития, интеграции, масштабирования, расширения функциональности и т.д. Таким образом, современное ECM-решение представляется заказчику в виде многоуровневой системы (рис. 1).

Ситуация на мировом рынке ECM

Середина нынешнего десятилетия, с 2003 по 2006 год, стала для рынка средств управления корпоративным содержанием (Enterprise Content Management, ECM) периодом радикальной реструктуризации. Результатом этого процесса (во многом благодаря приобретениям) на смену прежней группе лидеров их числа «чистых» (специализирующихся именно в этом деле) ECM-поставщиков (Documentum, Humminngbird, FileNet, Open Text) пришли глобальные платформенные вендоры (EMC, IBM, Microsoft, Oracle), среди который, правда, сохранила свои позиции Open Text. Финальный аккорд в этой глобальной консолидации прозвучал во второй половине 2006 года в виде сразу трех покупок IBM + FileNet, Open Text + Hummingbird и Oracle + Stellent, после чего ECM-рынок вступил в период эволюционного развития. Как раз отсутствие потрясений позволяет лучше понять логику развития этого важного сегмента ПО, актуальность которого для ИТ-отрасли в целом только лишь увеличивается.

В октябре 2009 компания Gartner выпустила свой очередной ежегодный отчет Magic Quadrant for Enterprise Content Management, 2009, в котором содержится анализ текущей ситуации в этой сфере. Графически расстановка сил представлена в виде квадранта, позиции поставщиков на котором показаны с помощью двух интегральных показателей:

  • Ось Х. Завершенность видения (completeness of vision) отражает понимание поставщиком потребностей пользователей и его готовность реализовать изменяющиеся требования в своих продуктах и услугах
  • Ось Y. Способность к реализации (ability to execute) — объем продуктов и услуг, поставляемых на рынок.

По данным этого исследования, в 2008 году объем рынка ECM составил 3,3 млрд. долл., что включает стоимость проданных новых лицензий и доходы от технической поддержки ранее проданного ПО (т.е. не считая проектные услуги). По оценкам экспертов, замедление темпов роста было зафиксировано еще в прошлом году, а в текущем будет даже небольшой спад. Но, тем не менее, на ближайшие пять лет предсказывается среднегодовое увеличение поставок на 9,5%, причем с 2010 рынок опять, как и в середине десятилетия, будет расширяться с двузначными показателями роста. Ожидается, что в 2013 году он достигнет объема в 5,1 млрд. долл.

Главная тенденция развития ECM-рынка — данная категория средства сейчас рассматривается как часть ИТ-инфраструктуры предприятий, что и предопределило формирования группы лидеров из числа ведущих мировых ИТ-поставщиков. Но такое развитие ситуации создает определенные проблемы для заказчиков, которые заинтересованы в том, что базовые ИТ-платформы обеспечивали бы поддержку различных ECM-приложений, в то время, как вендоры пытаются все больше привязать поставляемы продукты к своему базовому ПО. Критически важным требованием к современным ECM-решениям становятся вопросы интеграции и поддержки федеративной модели для хранилищ контента. В прошлом году ведущие поставщики смогли предложить решение этих проблем, разработав протокол Content Management Interoperability Services (CMIS), на базе технологии Web-сервисов. Его использование позволит создавать приложения, способные работать с любыми CMIS-совместимыми репозиториями.

Поддержка Web-технологий сейчас является одних из ключевых требований со стороны корпоративных заказчиков. Речь идет о таких возможностях, как управление Web-контентом, управления информационными активами, Web-аналитика, работа с электронными формами и составными документами, социальные коммуникации, поддержка мобильных устройств и управление бизнес-процессами (BPM). Тенденцией ECM-рынка является также рост популярности новых моделей реализации реализации прикладных систем, в том числе на базе SaaS и Open Source. Правда, Gartner отмечает, что они пока не представляются серьезной конкуренции традиционным решениям. Но еже сегодня многие вендоры стараются обеспечить возможности применения их программных пакетов в режиме SaaS.

Отдельно Gartner выделяет вопрос использование гибридных, смешанных архитектур для управления контентом. И здесь решающее значение имеет растущая популярность на рынке, для предприятий всех размеров, во всех регионах мира, Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007). При этом, с одной стороны, организации вынуждены, широкого распространения этого продукта, обеспечивать поддержку в той или иной мере его использования в своих системах. С другой стороны, его возможностей пока не хватает для создания полноценных ECM-систем. В результате заказчики вынуждены сегодня идти совместное применение MOSS и продуктов других поставщиков. В этой ситуации вопросы поддержки федеративного поиска, метаданных и интероперабельности становятся критически важными требования при выборе клиентами тех или иных решений. Но Gartner отмечает, что хотя многие вендоры заявляют о готовности своих продуктов к интеграции с MOSS, на самом деле за этими словами часто скрывается банальное копирование файлов, что вызывает естественные проблемы управления версиями документов.

Гибридная архитектура построения систем подразумевает также возможность выделения отдельно слоя (draft layer, «работа с черновиками»), в котором производится «неуправляемая» работа с контентом (в основном на этапе его создания) и откуда по мере формирования документы передаются на «управляемый» уровень, функционирующий в соответствии с нормативными требованиями.

Российский рынок СЭД в 2008-2009

Анализ ситуации на российском рынке СЭД — одна из «больных» и острых тем в отечественной отрасли систем электронного документооборота. Из независимых исследований рынка можно выделить два — компании DSS Consulting и агентства Cnews Analytics. Но нужно подчеркнуть: далеко не все далеко не все на рынке признают адекватность этих данных реальной рыночной ситуации.

Исследование DSS

Компания представила основные результаты своего исследования по первому полугодию 2009 года в октябре. В обзоре рассмотрено пятнадцать СЭД, наиболее популярные на данный момент на рынке (по мнению DSS), которые имеют успешно завершенные проекты внедрения в 2009 году и предыдущие периоды. Отметим, что специфика подхода DSS к оценке рынка заключается в том, что она в качестве ключевых показателей использует не денежные, а натуральные показатели — число реализованных проектов и количество автоматизированных рабочих мест. Такая методика имеет свои недостатки (например, не позволяет оценить уровень функциональности проектов), но у нее есть и очевидные плюсы, в частности, возможность оценить массовость рынка. Критики отчета DSS отмечают непрозрачность методики сбора и анализа данных. Известно, что компания использует как данные поставщиков, так и информацию из различных открытых источников. Но ряд вендоров (в частности EMC) говорят о том, что не предоставляли свою информацию DSS и не публиковали данным по многим своим проектам.

В обзоре DSS представлены пятнадцать наиболее популярных на российском рынке СЭД (рассматриваются именно решения, а не поставщики, как таковые). По данным компании, за первое полугодие на их основе было завершено 630 проектов, причем 70% их них — это новые проекты (а не развитие ранее реализованных). При этом количество новых внедрений в абсолютном выражении выросло на 10%, а число продолженных проектов сократилось на 46%. Всего в первом полугодии было продано более 83 тысяч клиентских лицензий.

В целом, по мнению DSS, спад на российском рынке СЭД в первой половине года составил 15% по сравнению с предыдущим аналогичным периодом (рис. 3). Как и ожидалось, в этот период существенно возросла доля госсектора, причем здесь количество внедрений увеличилось и в абсолютном выражении. Но при этом эксперты DSS говорят о том, что, несмотря на наметившееся оживление экономики в целом, падение рынка будет продолжаться, и по итогам второго полугодия снижение может составить 30%. При этом она все же достаточно оптимистично оценивают будущее, говоря о том, что уже к концу 2010 года рынок выровняется с докризисными показателями.

По числу новых внедрений с заметным отрывом лидируют системы «ДЕЛО» (компания «Электронные офисных системы», ЭОС) и DIRECTUM (одноименного разработчика) — 35% и 28% соответственно (рис. 4). Причем только эти два решения показали положительную динамику роста. Почти половина новых проектов (46%) пришлась на государственный сектор. При этом аналитики DSS считают, что в ближайшие два года будет увеличиваться востребованность СЭД госорганами, в связи с исполнением нормативных правовых актов, направленных на обеспечение перехода госорганов на электронный документооборот и построение межведомственного взаимодействия. Среди других вертикальных сегментов наиболее заметную долю занимают строительство и недвижимость (8%), банки и финансовые организации (8%), наука и образование (7%). По данным DSS получается, что кризис сильнее ударил по столице и привел к заметному смещению рынка в сторону регионов: доля Центрального федерального округа за год сократилась с 45 до 29%.

Если посмотреть на итоги первого полугодия в разрезе реализованных лицензий за период (рис. 5), то здесь на первом месте является система «ДЕЛО», за которой следует Livelink ECM — eDOCS (продукт компании Open Text, ранее назывался Hummingbird Enterprise). Решающий вклад в такое лидирующее положение этих системы внесли два масштабных проекта, выполненных на их основе («ДЕЛО» — в Центральном Банке России, LiveLink — в «Мегафоне»). С точки зрения отраслевого деления заказчиков, во многом как раз благодаря этим проектам на первом месте оказались банковский (50%) и телекоммуникационный (29%) сегменты рынка. Государственный сектор занял третье место (10%). Легко заметить, распределение долей рынка существенно отличается от картины с проектами, что, конечно же, объясняется разными масштабами проектов.

Рейтинг CNews Analytics

В начале декабря аналитическое агентство CNews Analytics результаты своего опроса ведущих СЭД-поставщиков России. В этом отчете говорится, что данные были предоставлены непосредственно от компаниями-разработчиками, аудит полученной информации не проводился. Но свои сведения предоставили не все производители СЭД. Всего в списке CNews 17 производителей (только одна международная, EMC со своей платформой Documentum). Из них 5 компаний не предоставила данные по доходам (для них в таблице приведены экспертные оценки CNews). В целом же аналитики CNews оценивают объем российского рынка СЭД в 210 млн. долл., из которых примерно 30% приходится на стоимость лицензий ПО, остальное — на проектные услуги по доработке и внедрению.

Перейти на главную страницу обзора