Компания HP представила решение для управления записями HP TRIM 7.0, С помощью которого организации могут быстро построить связь между бумажным документооборотом и электронными системами, значительно повысив уровень автоматизации бизнес-процессов. Оно также позволяет интегрировать информацию нескольких ИТ-систем и значительно упрощает внутреннюю и внешнюю коммуникацию.

Изначально система HP TRIM создавалась с целью помочь государственным организациям в управлении бумажными архивами. В связи с этим решение содержит разветвленный функционал, позволяющий отслеживать физическое размещение документов (например, в шкафах бумажного архива). Однако постепенно система была дополнена мощным инструментарием, позволяющим выстраивать прозрачную связь между бумажным документом, его электронной копией и автоматизированным процессом.

HP TRIM 7.0 позволяет прозрачно управлять всеми архивными документами, находящимися на сервере Microsoft SharePoint Server, в единой среде, независимо от источника. Это касается как документов, так и информации, найденной в блогах SharePoint Server, вики-системах, дискуссиях, формах, календарях и рабочих процессах.

Широкое распространение серверов SharePoint Server дает возможность консолидировать и упростить управление контентом, сохраняемым на нескольких таких серверах. HP TRIM 7 обеспечивает прозрачность получения, поиска и управления всеми видами деловой информации, размещенной на бумажных и электронных носителях, включая Microsoft Office SharePoint Server 2007 и новейшую версию SharePoint Server 2010.

Новый клиентский Web-интерфейс HP TRIM 7.0 с обширными возможностями конфигурирования (через визуальные интерфейсы, без программирования) заметно ускоряет развертывание системы — до нескольких недель вместо нескольких месяцев. Это позволяет реализовать проект автоматизации по частям и в случае необходимости вносить изменения в созданные процессы «на лету». Кроме того, за счет применения индексации и поиска по контенту сокращается время, затрачиваемое на поиск важной информации, и появляется возможность незамедлительного реагирования на запросы надзорных, судебных и контролирующих органов.

HP TRIM 7.0 имеет два новых модуля, упрощающих работу пользователей SharePoint Server. Модуль HP TRIM Records Management улучшает управление архивными деловыми документами: непосредственно из рабочей среды SharePoint Server обеспечивается прозрачный доступ ко всему контенту сервера SharePoint Server, находящемуся в HP TRIM.

Модуль HP TRIM Archiving помогает организациям снизить риск потери данных, когда задействуются освободившиеся запоминающие устройства и системные ресурсы SharePoint Server. Модуль беспрепятственно архивирует в HP TRIM отдельные объекты SharePoint Server или содержимое хранилища, в целом. Это происходит в фоновом режиме, благодаря чему можно использовать хранилища SharePoint Server в автономном режиме и в то же время иметь постоянный доступ к информации.

Как отмечают в компании, для России и стран СНГ, в которых темы ведомственной автоматизации и бумажно-электронной трансформации чрезвычайно актуальны, безусловно, будет полезен накопленный HP опыт сотрудничества с государственными организациями по всему миру.