В конце прошлого года казахстанское предприятие ТОО «Объединенная химическая компания» внедрила у себя систему электронного документооборота ЛЕТОГРАФ. Работы по автоматизации документооборота на основе системы управления документами, автоматизации бизнес-процессов и интеграции приложений ЛЕТОГРАФ были проведены специалистами одноименной компании.

«Объединенная химическая компания» была создана в Казахстане в 2008 г. для разработки и реализации инвестиционных проектов в химической отрасли, в том числе для организации и проведения исследований и экспертиз. Уже на этапе создания компании руководство приняло решение о необходимости системы электронного документооборота. Эта система должна была обеспечить эффективную обработку входящей и исходящей документации, предоставить автоматизированные механизмы контроля исполнения поручений и учета документов.

В качестве ключевых требований к будущей системе руководство предприятия определило:

  • эффективные механизмы контроля исполнения поставленных задач и повышения исполнительской дисциплины персонала,
  • высокая скорость согласования исходящей документации и соответственно реакции компании на входящую документацию,
  • оперативность и качество обработки документов.

При выборе программного решения для построения системы документооборота был сформулирован ряд технических требований, включавший обязательное наличие механизма построения отчетов; возможность в перспективе интеграции решения с ПО Lotus; возможность проведения в дальнейшем дополнительной настройки системы силами специалистов заказчика.

Рассмотрев представленные на рынке решения для автоматизации документооборота, специалисты предприятия выбрали систему ЛЕТОГРАФ. Ключевыми факторами при выборе стали успешный опыт использования этой системы в одной из сестринских компаний заказчика в сочетании с возможностями гибкой настройки системы, а также опыт специалистов ЛЕТОГРАФ в реализации проектов аналогичной сложности.

В течение месяца на предприятии были внедрены основные функциональные блоки программного решения «ЛЕТОГРАФ.Основа». Он представляет собой Web-решение и предназначен для автоматизации стандартных процедур документооборота, таких как регистрация и согласование документов, поддержка электронного архива и контроль исполнения поручений. Значимым преимуществом для заказчика стали возможности дальнейшего развития функциональности решения за счет использования интеграционной платформы «ЛЕТОГРАФ.Ансамбль», которая позволяет организовать эффективное взаимодействие с любой информационной системой. Настройка системы была проведена однократно на основном сервере, а дальнейшая работа сотрудников заказчика была организована путем доступа к системе через браузер с любого компьютера, подключенного к серверу.

В декабре 2009 г. система сдана в промышленную эксплуатацию. В результате проекта были автоматизированы основные функции документооборота ТОО «Объединенная химическая компания». В настоящее время документы предприятия хранятся в электронном архиве, доступ к которому в соответствии с прописанными ролями имеют все сотрудники организации. Процессы согласования исходящей документации и регистрации входящей документации проходят максимально оперативно. Налажен механизм контроля исполнения поручений. Благодаря гибкой настройке отчетов по заданным параметрам у руководства появилась возможность контролировать ход исполнения документов в режиме реального времени.