Когда в экономике наличность правит бал, все компании стремятся выбрать наилучший способ управления денежными средствами и их сохранения, связанный с наименьшими затратами. Эксперты считают, что оптимизация процессов расчетов с поставщиками критически важна для улучшения управления наличными средствами. Программные решения для управления счетами поставщиков обеспечивают быструю окупаемость, повышают стабильность компании.

Управление расчетами сегодня важно как никогда

В современной экономике, в условиях общего снижения доходов и уменьшения доступности кредитов, управление наличностью начинает играть все более важную роль для бизнеса. Сегодня компании должны быть уверены в том, что они полностью управляют движением наличных средств, для того чтобы снизить свои затраты. Это означает, что необходимо пристальное внимание как к самому процессу расчетов с поставщиками (рис. 1), так и к тому, как этот процесс влияет на организацию в целом.

Несмотря на то что многие крупные компании имеют мощные финансово-учетные системы (например, SAP ERP), большинство из них (до 90%) по-прежнему ведет обработку счетов в бумажном виде. Исторически сложилось так, что компании росли, а процесс обработки счетов «стоял в очереди на автоматизацию»: поскольку в наличных средствах недостатка не было, этот процесс и не рассматривался бизнесом как ключевой.

Тем не менее в современной экономике важность перехода к электронной обработке счетов велика как никогда, поскольку дает руководству компаний несравнимо больший контроль над потоками наличных средств и открывает новые возможности для их экономии. Во многих случаях оказывается, что управление счетами в этом смысле более эффективно, чем традиционные средства увеличения продаж или снижения затрат, которые стали обычным инструментом работы и исчерпали свои возможности повышения эффективности компании.

Повышение уровня контроля

Бумага – это антипод контроля, поскольку никогда достоверно не известно, в какой точке процесса находится тот или иной бумажный счет. Однако благодаря решениям для управления счетами теперь можно централизовать информацию и контролировать каждый счет с момента его поступления в организацию. Такой контроль обеспечивает новые, недоступные ранее, возможности управления кредиторской задолженностью.

Одно из преимуществ эффективного процесса расчетов с поставщиками – это возможность получить более выгодные условия платежей. В случае «бумажного» процесса типичный срок обработки счета – три недели, а в случае автоматизированного решения он сокращается радикально: до одного-двух дней. Это означает, что компания теперь может добиться более низких цен в обмен на сокращение сроков платежей. Для корпорации с оборотом 5 млрд долл. скидка в размере 2% превращается в несколько миллионов экономии в течение года, что даже может частично компенсировать снижение доходов.

Поскольку в будущем получать заемные средства станет еще сложнее, управление наличностью становится более важным и в связи с тем, что необходимо будет строже контролировать своевременное и полное выполнение поставщиками своих обязательств. Кроме того, решения для управления счетами помогают компании быстрее и качественнее выпустить квартальные финансовые отчеты, что повышает уровень доверия ее кредиторов и инвесторов.

Снижение затрат, улучшение организационной структуры

Еще одно направление, где управление счетами приносит ощутимую пользу, – это снижение операционных затрат. Компании должны иметь возможность проанализировать всю цепочку движения финансовых средств и выявить, где они могут избавиться от неэффективных операций; соответственно они готовы инвестировать в решения, способные разрешить эти проблемы. Реально сократить затраты на обработку счетов на 60% просто за счет устранения ручного ввода данных и перехода к оптическому распознаванию текста (OCR). Еще большую экономию может дать переход к модели единых центров обслуживания (shared services), которая обеспечивает стандартные, единообразные, свободные от ошибок методы расчетов со всеми поставщиками.

Кроме решения текущих проблем – высокой стоимости и длительности процесса обработки бумажных счетов – решение для автоматизированного управления счетами поставщиков дает основу для дальнейшего совершенствования процессов компании. Автоматизировав управление счетами, компания сможет сократить объем ручного ввода, улучшить свою систему бизнес-правил и уменьшить потребность в ручной обработке проблемных счетов, распространив затем полученный опыт и технологии на другие процессы, ориентированные на бумажную обработку документов, например, на расчеты с покупателями, управление персоналом или договорную работу. Быстрая окупаемость, возможность генерировать дополнительный доход за счет скидок, долговременная эффективность – все это делает сегодня системы управления счетами более привлекательными, чем когда-либо ранее.

Решение SAP AG для автоматизации расчетов

На рынке имеется несколько пользующихся заслуженным спросом решений с широкой функциональностью. Одним из наиболее развитых среди доступных на рынке продуктов для управления счетами поставщиков является решение SAP Invoice Management by Open Text. Другим заслуживающим внимания решениям мы планируем посвятить отдельные публикации.

Решение SAP Invoice Management by Open Text интегрирует бизнес-процессы расчетов с контрагентами, закупок и приема материалов. Решение интегрировано в модуль AP/FI SAP ERP. В решение включены предварительно настроенные бизнес-процессы SAP Workflow для согласования оплаты счетов, а также специальные средства контроля корректности выполняемых операций. Например, предусмотрена диагностика ошибки и эскалация проблемы в тех случаях, когда счет выставлен повторно, пришел до поставки товара, если для него отсутствует заказ на поставку или номенклатура заказа не соответствует номенклатуре счета, если он содержит другие признаки ошибочной и/или недобросовестной операции. Схема обработки информации в решении SAP Invoice Management by Open Text приведена на рис. 2.

Решение глубоко интегрировано в функционал основной производственной системы SAP ERP. Кроме того, оно имеет следующие возможности:

  • напоминания пользователям о невыполненных действиях/операциях;
  • отчетность по контролю исполнения;
  • аналитическая отчетность, выполняемая в фоновом/пакетном режиме;
  • настраиваемая база знаний правил распознавания счетов, адаптируемая к местному законодательству;
  • возможность автоматического и/или автоматизированного использования распознанных данных для заполнения полей инфозаписи.

Архитектура решения

Решение SAP Invoice Management by Open Text (рис. 3) состоит из следующих основных компонентов.

Подсистема массового ввода документов. В качестве средства ввода документов с устройств сканирования и документов, поступающих через факсимильные системы, можно использовать любое из имеющихся на рынке промышленных решений, например, Kofax Captiva. В качестве базового компонента поставляется система Captaris.

Подсистема извлечения данных из документов. Специализированный модуль, разработанный для данного решения.

Модуль интеграции с системами доставки электронных документов. Система предусматривает возможность получения электронных документов, например EDI. Документы могут поступать через интерфейс SAP XI. В этом случае распознавание и извлечение данных из документов не требуется – документы готовы к обработке.

Обработка и контроль документов. Специализированный модуль, разработанный для данного решения.

Исполнение платежа. Для исполнения платежа обработанный счет передается в модуль FI системы SAP ERP, однако возможна интеграция и с другими промышленными учетными системами.

Архивация документов. Для архивации образов поступивших документов подходит любой архивный сервер, поддерживающий Archivelink - стандартный интерфейс SAP для взаимодействия с архивными серверами. В качестве базового компонента поставляется система SAP Archiving by Open Text.

Благодаря своей архитектуре решение в первую очередь подходит для тех организаций, у которых SAP ERP является основным пользовательским интерфейсом (рис. 4) или для тех, кто намерен консолидировать весь свой вычислительный ландшафт на основе применения платформ SAP ERP. Примеры решений для организаций с иной технической политикой мы рассмотрим в отдельных публикациях.

Преимущества применения решения

Решение SAP Invoice Management by Open Text дает заказчикам следующие преимущества:

  • улучшение процессов расчетов с контрагентами, возможность получения лучших условий и дополнительных скидок за своевременную оплату;
  • более эффективная работа финансовых служб;
  • дополнительные возможности анализа, контроля и прогнозирования состояния расчетов с поставщиками.

Основываясь на международном опыте применения продукта, можно привести следующую статистику. Согласно имеющимся оценкам, решение обеспечивает снижение затрат на один входящий счет на величину более 50%. Сроки обработки одного счета сокращаются с двух недель до двух-трех дней. Уменьшается и срок окупаемости (ROI) – он составляет меньше 12 месяцев.

Следует также иметь в виду неизмеримые количественно, но критически важные для бизнеса выгоды, которые связаны с улучшением отношений с поставщиками, общим улучшением процесса управления наличными средствами в компании и соблюдением внешних нормативных требований.

Опыт применения

Решение SAP Invoice Management by Open Text востребовано в таких отраслях, как розничная торговля, машиностроение, строительство – всюду, где компании приходится иметь дело с большим количеством разнообразных поставщиков. Несомненно, географически распределенные, вертикально интегрированные холдинги и промышленные группы также получат значительную выгоду от применения решения, поскольку оно может весьма эффективно использоваться в корпоративных централизованных бухгалтериях (центрах обслуживания). Это решение уже работает в мире в таких компаниях, как Suncor и Alabama Gas (энергетика), Eurohypo, MLP Bank, Volkswagen Bank (финансовые институты), Forest City (строительство), General Motors, Novartis Pharma, Owens Corning, ThyssenKrupp Nirosta (промышленность) и другие.

Все больше компаний-интеграторов в России рассматривают решения Open Text как наиболее удобные и эффективные для организации совместной работы с SAP ERP. Одна из таких компаний – компания TerraLink, премьер-партнер компании Open Text в России и партнер компании «САП СНГ». TerraLink развернула первый в нашей стране демонстрационный стенд по решениям Open Text для SAP, включающий в том числе функциональность SAP Invoice Management. Этот стенд используется как в целях тестирования ПО, так и в демонстрационных целях, что дает возможность потенциальным пользователям не только посмотреть решение в действии, но и оценить его преимущества с точки зрения стоящих перед ними задач.

Итак, с помощью современных технологий и инноваций от SAP AG и Open Text и привлекая квалифицированных партнеров, компании имеют возможность достойно ответить на вызовы современного рынка.