Любая компания стремится использовать все свои ресурсы максимально результативно. Приняв решение повысить эффективность бизнеса за счет внедрения решений SAP, предприятие должно не тратить средства, а инвестировать их. Поэтому ИТ-проект для компании должен быть максимально доходным с минимально возможным сроком окупаемости. Успешный бизнес не может себе позволить неэффективные инвестиции. Как разумно сократить затраты на проект внедрения SAP?

Основная составляющая себестоимости ИТ-услуг – заработная плата персонала компании-внедренца. Поэтому путь минимизации затрат на проект лежит в сфере уменьшения объема трудозатрат исполнителя. Сэкономить средства можно прежде всего на этапе разработки, а затем – на этапе внедрения системы, его еще называют «подготовка к старту» или «опытная эксплуатация». Есть свои резервы экономии и на этапе поддержки системы в продуктивном режиме (промышленная эксплуатация). С самого начала необходимо выстроить четкие коммуникации персонала заказчика с проектной командой исполнителя. Зачем это нужно компании? Именно с сокращения срока коммуникаций и начинается настоящая экономия на внедрении SAP. Считайте это первым маленьким шажком предприятия к следующим, более конкретным действиям по сокращению затрат:

1. Минимизация доработок системы. Бизнес-процессы в компании могут в чем-то не соответствовать тем, что реализованы в системе. В таких случаях стоит задуматься, что дешевле: провести изменения в системе или же поменять бизнес-процесс на предприятии? Например, договор на поставку еще находится на согласовании, но уже приходит счет/счет-фактура, а затем собственно закупаемый товар. Система поддерживает бизнес-процесс, требуемый заказчиком, но он очень трудоемкий (приходится в обратную сторону каждую позицию привязывать к последующим документам).

2. Дополнительная отчетность. Каждый отчет, который вы захотите видеть, будет стоить дополнительных денег. При этом в системе есть множество стандартных отчетов – порой гораздо проще воспользоваться ими, чем оплачивать дополнительные.

3. Ввод первичной информации. При подготовке системы к пуску необходимо ввести большое количество первичной информации – справочники, складские остатки товарно-материальных ценностей и многое другое. Что-то надо вводить руками, что-то можно загрузить из существующих систем или файлов. На этом можно сэкономить – поручите ввод данных собственным специалистам.

4. Обучение персонала. Необходимо принять за принцип предоставление знаний о работе в системе лишь ключевым сотрудникам. А уже потом они сами займутся обучением оставшейся части пользователей системы. Каждый обученный сможет передать свои знания 10–15 сотрудникам. Обучить 10 вместо 100–150 – хороший резерв для экономии! Как дополнительный эффект в компании появится группа ключевых пользователей, более глубоко знающих систему и способных передавать знания новым сотрудникам.

5. ИТ-инфраструктура и аутсорсинг. Просчитайте, что будет оптимальным: создание собственной инфраструктуры, в том числе серверов, систем хранения данных, или ее аренда. Аналогично и с вопросом эксплуатации системы – безусловно, какие-то доработки эффективнее проводить самим, но возможно, что передача сопровождения всей системы на аутсорсинг внешней специализированной компании будет более выгодным решением с точки зрения экономии финансовых средств и получения стратегических преимуществ модели ИТ-аутсорсинга (таких как доступ к лучшим компетенциям, экспертизе на рынке, гибкость услуг и возможность сфокусировать усилия на основном бизнесе).

Безусловно, это лишь основные методы оптимизации расходов при внедрении SAP. Другие способы зависят непосредственно от конкретной ситуации на предприятии и пожеланий заказчика.