Компания ЛЕТОГРАФ начала рабоут над проектом для компании ООО УК «Сахалинуголь», в котором в рамках создания общего центра обслуживания для предприятий холдинга совместно решаются задачи формирования электронного архива документов и интеграции системы ЛЕТОГРАФ с бухгалтерской системой на базе «1С:Предприятие» 8.1. Цели проекта – повышение достоверности и качества финансовой отчетности, сокращение сроков ее подготовки, соблюдение повышенных требований к хранению документов.

Холдинг ООО УК «Сахалинуголь» занимает лидирующее положение в островной угольной отрасли. В состав холдинга с головным офисом в Москве входят девять юридически самостоятельных угледобывающих, перерабатывающих и вспомогательных предприятий, которые разрабатывают 12 из 24 месторождений Сахалина. На долю предприятий холдинга приходится почти 80% всего добываемого на острове твердого топлива. В проекте участвуют сотрудники предприятий, расположенных в Сахалинской области, и общий центр обслуживания в Москве – ООО «Технологии финансов».

Масштабы холдинга подразумевают ежедневное прохождение большого количества бухгалтерских документов через финансовые службы подразделений компании, причем сотрудник финансовой службы должен видеть целостную картину по статусу каждого документа.

В ходе проекта будут решаться следующие задачи.

Создание единого электронного архива первичных финансовых документов для хранения и быстрого доступа к электронным образам. Планируется организовать массовый ввод документов с использованием технологии штрих-кодирования и их оцифровки с помощью потоковых сканеров Kodak. Отсканированные документы по каналам передачи данных направляются на файловый сервер в Москве, автоматическая обработка поступающих электронных образов выполняется с помощью специализированного ПО компании ABBYY.

Выполнение контрольных процедур в отношении отсканированных документов для проверки полноты и качества переданных в электронный архив документов.

Интеграция с бухгалтерской системой на платформе «1С:Предприятие» 8.1. Это обеспечит эффективную и наглядную взаимосвязь первичных бухгалтерских документов-оснований для создания проводки и хозяйственных операций, проведенных в бухгалтерской системе. Пользователи в Москве формируют хозяйственные операции на основании отсканированных документов из электронного архива и имеют возможность непосредственно из документов бухгалтерской системы получать для просмотра в браузере оцифрованные образы первичных документов.

Создание электронного архива на платформе ЛЕТОГРАФ решает задачи передачи документов от предприятий до общего центра обслуживания, существенно сокращая время на сбор информации, а также предоставляет широкие возможности поиска, фильтрации и создания выборок и отчетов по документам.