Компания «Интертраст» выпустила новый модуль системы электронного документооборота CompanyMedia под названием “CompanyMedia–Корпоративный электронный архив". Этот модуль замыкает полный жизненный цикл работы с документами в рамках единого информационного пространства организации, правил и норм системы документационного обеспечения управления.

СЭД CompanyMedia поддерживает все этапы жизненного цикла управления корпоративной документацией — от создания, обработки, регистрации, публикации документов и использования их в текущей деятельности предприятия до архивирования и хранения документов в интересах организации, ее работников, государства. Новый модуль "CompanyMedia–Корпоративный электронный архив" предназначен для поддержки в системе процессов архивного дела и позволяет решать следующие задачи:

  • хранение и управление контентом архивных материалов одновременно с актуальной информацией о месте нахождения оригинала;
  • ведение архивной картотеки, включая данные как по документам с архивными оригиналами, так и по "электронным" документам, не имеющим материальных оригиналов вообще;
  • организация поиска архивных материалов по атрибутам (год, подразделение, подписант, другие), по текстовой строке и комбинированно;
  • поддержка процедур архивного дела и документооборота (подготовка материалов к передаче в архив, подготовка описей и архивных справок, выдача и контроль возврата дел).

Архивный модуль может использоваться как самостоятельный продукт или во взаимодействии с другими модулями СЭД CompanyMedia. Таким образом, архив формируется несколькими способами: это прямая передача документов на архивное хранение из различных модулей CompanyMedia; ретроконверсия документов на бумажном носителе, не находившихся на учете в CompanyMedia; картотечный учет архивных материалов, еще не прошедших ретроконверсионный ввод в систему.

Разработанный компанией "ИнтерТраст" модуль "CompanyMedia–Корпоративный электронный архив" полностью соответствует всем требованиям, предъявляемым государством как к ведомственным архивам в целом, так и к организационному документообороту в частности.