Обзор новинок рынка СЭД, представленных на выставке-конференции DOCFLOW в мае этого года.

Рынок систем электронного документооборота (СЭД), или, по международной терминологии — средств управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management, ECM) — один из самых интересных и динамичных сегментов отечественного софтверного рынка. Во-первых, этот сегмент можно назвать «самым российским» (по составу вендоров) на всем рынке корпоративного ПО. При этом он отличается не просто большим числом поставщиков, но и довольно любопытным характером отношений между российскими и зарубежными разработчиками. Во-вторых, он изначально складывался как не чисто ИТ-шный: здесь очень сложным образом переплелись собственно информационные технологии, методические вопросы управления документами и проблемы соблюдения нормативно-правовых требований. Всю специфику данного рынка хорошо демонстрируют специализированные мероприятия, которые отличаются от других ИТ-направлений разнообразием тематик и большой долей независимых (многовендорных) обсуждений.

С точки зрения ИТ центральным событием на российском ECM-рынке уже много лет остается ежегодная выставка-конференция DOCFLOW, которая прошла в этом году — как всегда, в мае, правда, на пару недель раньше обычного — уже в четырнадцатый раз (отчет о прошлогоднем мероприятии см. «DOCFLOW 2007 — итоги и дискуссии», «BYTE/Россия» № 9’2007).

С этого года мероприятие превратилось из однодневного в двухдневное. Это позволило расширить секционную часть и более равномерно распределить нагрузку на экспонентов. На открытии DOCFLOW руководитель оргкомитета, генеральный директор «Abbyy Россия» Григорий Липич сообщил, что в мероприятии приняло участие 68 компаний, которые представили 45 выставочных стендов, а также 106 докладов в семи тематических секциях. По данным организаторов, число посетителей было чуть более двух тысяч. Это несколько меньше, чем в предыдущие годы, но нужно отметить, что в этом году впервые появилась возможность познакомиться с ключевыми докладами и обсуждениями в режиме Web-трансляций. Кроме того, стоит отметить заметное повышение подготовленности слушателей, их нацеленность на обсуждение конкретных вопросов использования средств автоматизации документооборота.

Безусловно, знаковым событием стало активное участие в выставке-конференции представителей независимых международных сообществ в области ECM — президента международной ассоциации AIIM Джона Манчини и президента аналитического агентства Harvey Spencer Associates Харви Спенсера, которые выступили с пленарными докладами и приняли участие в дискуссии. В DOCFLOW 2008 впервые участвовали такие ведущие мировые игроки рынка ECM, как Adobe, Microsoft и Oracle.

Вполне понятно, что к этому ежегодному мероприятию, традиционно проводимому в мае перед летним деловым затишьем, все основные игроки рынка приурочивают важные объявления как технологического, так и маркетингового плана. В свою очередь новостной срез DOCFLOW дает хорошее представление не только о текущей ситуации на рынке, но и о динамике ее развития.

Adobe

Корпорация Adobe Systems (www.adobe.com) совместно со своим ведущим российским партнером компанией Axoft (www.axoft.ru) впервые представила в России ряд своих ключевых программных продуктов для автоматизации корпоративных бизнес-процессов. В первую очередь это платформа Adobe LiveCycle (ALC) для создания систем электронного документооборота. Идеологически в ее основе лежит концепция Intelligent Document Platform (платформа интеллектуальных документов), главная идея которой — объединение цифрового и бумажного способов отображения документов, эффективное представление информации во время реализации бизнес-процессов как на экране, так и в печатном виде. В частности, формуляры, бланки, отчеты, счета в такой системе должны иметь удобный интерактивный интерфейс для заполнения в электронном виде, но при печати превращаться в привычный для данной области или организации бумажный документ.

Информационной основой ALC служат «умные документы», представленные в новом формате XML Data Package (XDP), который включает собственно содержательную часть документа в виде PDF-файла, результаты заполнения форм и скриптовый код обработки информации. В программном плане ALC представляет собой набор серверных и клиентских приложений и сервисов.

Еще один представленный на стенде продукт — серверная платформа для дистанционного обучения Adobe Acrobat Connect, которая позволяет предоставлять в общий доступ практически любые материалы в популярных графических форматах, таких, как JPG, Flash Movie/Video, MP3, PPT. С помощью этого решения сотрудник компании, сидя на своем рабочем месте, может проводить онлайновые семинары по всему миру, используя возможности видео и звука. Слушатели могут в реальном времени делиться своими комментариями и задавать вопросы либо общаться только посредством чата. Для участия в таком Web-семинаре на ПК не понадобится устанавливать ничего, кроме браузера и Flash-плеера.

Directum

Компания Directum (www.directum.ru), всего несколько лет назад дебютировавшая на DOCFLOW, сегодня уже выступает как один из ведущих игроков рынка. В этом году она представила новую версию системы Directum 4.5, среди основных новшеств которой стоит выделить расширение возможностей управления контентом, появление сервисов массового ввода и преобразования документов, набор средств интеграции, а также модернизированный пользовательский интерфейс.

В одном из сделанных представителями Directum докладов была представлена модель оценки зрелости предприятий с точки зрения задач управления контентом.

  1. Начальный уровень. Организация слабо использует технические средства ECM; слабая готовность сотрудников и руководства к их использованию; внешние факторы оказывают существенное влияние.
  2. Потенциальный уровень. Организация приступила к внедрению или уже использует отдельные решения из спектра ECM-приложений; есть понимание руководства и готовность сотрудников; внешние факторы оказывают менее существенное влияние.
  3. Стабильный уровень. В организации внедрены ECM-система или отдельные ECM-приложения, которые активно используются сотрудниками; руководство ориентировано на развитие средств управления контентом; организация готова к внешним запросам.
  4. Прогнозирующий уровень. Организация готова к расширению спектра внедренных ECM-приложений и может оценить их необходимость, скорость внедрения и стоимость.
  5. Оптимизирующий уровень. Развитие ECM-решений в организации идет регулярно, уровень их использования максимальный; организация ориентирована на внешний электронный документооборот.

По мнению Directum, сегодня российские компании в массе своей находятся на третьем уровне, достичь которого относительно легко. Но сделать следующий шаг на пути повышения ECM-зрелости будет уже сложнее, так как для этого организация должна иметь четкую стратегию в области ECM, уметь рассчитать эффект от внедрения тех или иных средств ECM, должна быть нацелена на максимальное использование современных технологических средств и ориентирована на взаимодействие со сторонними организациями в электронной форме.

DocsVision

Компания DocsVision (www.docsvision.ru), начавшая свой самостоятельный бизнес ровно три года назад (выделившись из состава Digital Design), традиционно подводит на DOCFLOW результаты своей работы. В отличие от большинства других поставщиков на этом рынке она использует модель работы исключительно через партнеров, число которых по всей стране перевалило сегодня за сотню. Система DocsVision всегда позиционировалась как решение для среднего бизнеса, однако в последнее время наметилась отчетливая тенденция увеличения ее поставок крупным клиентам. По мнению компании, это объясняется тем, что с выпуском год назад четвертой версии продукт достиг необходимого для корпоративного сегмента уровня функциональной, технологической и сервисной зрелости.

В технологическом плане система DocsVision исторически базируется на широком использовании готовых компонентов программной платформы Microsoft. Опыт последнего года показал, что заказчики позитивно восприняли реализацию в ней нового механизма управления бизнес-процессами на базе Windows WorkFlow Foundation, а также средств отчетности с возможностью использования Microsoft SQL Reporting Services.

Учитывая сегментацию рынка, DocsVision теперь поставляется в виде трех редакций. В корпоративном варианте реализован новый модуль архивирования, повышающий быстродействие при работе с большим количеством документов, в него также включен выпущенный недавно новый репликатор, поддерживающий SQL 2005 и обеспечивающий среди прочего распределенную обработку заданий бизнес-процессов. В начале мая в арсенале компании появился новый продукт DocsVision Документооборот для SharePoint.

EMC Documentum

Documentum (www.documentum.ru) — наиболее широко известный в России зарубежный брэнд в области управления документами. На выставке компания впервые широко показала новую версию платформы EMC Documentum 6, выпущенную осенью прошлого года. Создатели системы поставили перед собой амбициозную задачу — сделать свой продукт лучшей платформой для разработки приложений, платформой, которую заказчики могли бы использовать в качестве стандарта для управления содержанием и которая стала бы неотъемлемой частью их информационной инфраструктуры. С расчетом на эти цели инновации в Documentum 6 связаны с решением следующих задач:

  • упрощение разработки и интеграции приложений благодаря сервисно-ориентированному подходу к управлению содержанием;
  • ускорение разработки приложений за счет новых средств разработки, в которых применяется технология Eclipse;
  • расширение возможностей настройки, позволяющих ускорить разработку и многократно использовать имеющиеся результаты;
  • использование новых средств масштабирования, существенно повышающих производительность в распределенных конфигурациях.

Платформа Documentum 6 реализована по модульному принципу и включает ряд наборов продуктов для каждой из областей управления содержанием.

IBM

Корпорация IBM (www.ibm.com/ru) — один из постоянных и давнишних участников DOCFLOW, но ранее она на этом мероприятии оставалась в тени, предоставляя партнерам демонстрировать их собственные решения на платформе Lotus. Но полтора года назад «Голубой гигант» серьезно расширил спектр своих предложения в сфере ECM, приобретя компанию Filenet с одноименной платформой управления корпоративным содержанием. Именно это решение IBM представила впервые в России на DOCFLOW 2008.

IBM Filenet — это полный комплекс корпоративных средств высокопроизводительного управления информацией, включая управление неструктурированными документами, бизнес-процессами и контроль за соблюдением нормативных требований, а также инструменты быстрой разработки приложений. Интеграция функциональных возможностей и компонентов решения проведена на базе открытой, основанной на стандартах J2EE распределенной сервисной архитектуры предприятия и обеспечивает интероперабельность с самыми разными СУБД, корпоративными приложениями, ОС, порталами, средствами обеспечения информационной безопасности, администрирования и управления, функционирующими на различных серверных платформах. Система IBM FileNet реализована в виде иерархической структуры, в которой выделяются три основных слоя: хранилище контента, ядро платформы и наборы функциональных компонентов для управления контентом и бизнес-процессами, а также для поддержки соблюдения нормативных требований. Ключевое понятие в архитектуре Filenet — бизнес-объекты, которые позволяют описать не только информационное содержание, но и различные аспекты существования объекта, в том числе процессы, в которых он участвует.

Microsoft

Технологически реализация ECM-стратегии Microsoft (www.microsoft.com/rus) базируется на использовании продуктов ее офисного семейства, где собственно приложениям пакета Microsoft Office (в первую очередь Outlook) отводится задача поддержки пользователей на клиентских местах, а в качестве базовой платформы предлагается Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). Однако нужно отметить, что хотя Microsoft уже давно фигурирует в оценках экспертов в качестве одного из ведущих вендоров платформенного ПО, все же ее способность выступать в роли поставщика прикладных решений обычно оценивается специалистами весьма скептически.

Впрочем, нужно отдать должное корпорации: подобные оценки ее мало смущают. В этом году Microsoft впервые приняла участие в DOCFLOW, заявив таким образом о своих претензиях на российский рынок систем документооборота. При этом она представила вовсе не MOSS 2007, а сразу пять партнерских решений, реализованных на основе этой платформы: «Ланит — DocShare» (разработчик — ЛАНИТ), EOS for SharePoint (ЭОС), DocsVision для SharePoint (DocsVision), TerraDocs (TerraLink) и DocHouse (Tops BI). Отметим, что практически все эти компании входят в число опытных игроков в сфере ECM-средств.

Oracle

Корпорация Oracle (www.oracle.ru) представила свою систему управления корпоративным содержанием Universal Content Management (UCM), сформированную в прошлом году в результате приобретения одного из ведущих поставщиков в сфере ECM компании Stellent. В основе решения лежит концепция универсальных средств управления контентом, которая реализует идею перехода от унаследованной ИТ-архитектуры с множеством интегрированных, но все еще до некоторой степени самостоятельных специализированных решений к единому стеку системных (хранение контента и метаданных, администрирование, регламенты доступа) и функциональных компонентов. В структурном плане Oracle UCM представляет собой три технологических слоя: единое хранилище контента и метаданных, унифицированный интерфейс и средства администрирования, а между ними единая библиотека функциональных компонентов, покрывающая весь традиционный для ECM функционал.

На физическом уровне хранилище контента Oracle UCM реализуется на основе традиционных файловых систем или непосредственно в базе данных Oracle. Оба подхода имеют свои достоинства, и вариант реализации выбирается на этапе развертывания, на основе анализа требований к прикладной системе. Но при этом, вне зависимости от используемого способа хранения и типов данных, за администрирование и управление хранением отвечает один и тот же набор служб. Решение основывается на единой для всех типов контента расширяемой модели метаданных, позволяющей реализовать эффективную и гибкую структуру классификации и управления корпоративным содержимым. Универсальность Oracle UCM обеспечивается тем, что все компоненты из стека разделяемого функционала можно использовать при работе с информацией практически любых форматов. При этом как сам набор компонентов, так и состав поддерживаемых решением типов контента расширяемы. В качестве клиентских приложений в системе можно использовать Microsoft Office, IBM Lotus Notes и Sun StarOffice. Средства разработки и управления Web-сайтами представлены пакетом Oracle Site Studio, который устанавливается поверх стандартного базового решения Oracle UCM.

«АйТи»

Главная новость группы «АйТи» (www.it. ru) — создание новой компании вендорского типа ООО «БОСС-Референт», которая становится владельцем одноименного продукта для создания систем электронного документооборота и будет теперь заниматься его продвижением на рынок. Фактически речь идет о выделении в самостоятельную структуру центра компетенции «Электронный документооборот и Lotus-приложения», ранее входившего в состав другой компании группы «АйТи» — «Аплана». ПО «БОСС-Референт» успешно используют сегодня как коммерческие компании различного масштаба, так и федеральные и региональные органы власти. По мнению руководства «АйТи», сейчас наступил момент, когда для эффективной работы на этом конкурентном рынке нужно выделить данное направление в отдельную организационную структуру, которая будет концентрироваться на рыночном продвижении брэнда продукта, его техническом развитии, а также на расширении партнерской сети.

Говоря о планах работы, директор новой компании Андрей Гриб отметил, что на сегодняшний момент существенную часть доходов от продаж « БОСС-Референт» приносит работа с органами власти. На долю разработанного для них специализированного решения «БОСС-Референт: Госуправление» приходится около 60% поставок клиентских лицензий. Но в прошлом году наблюдался рост интереса к системе и со стороны банков и страховых компаний, предприятий машиностроительной и металлургической отрасли. С начала этого года на рынок было выведено предложение Open Referent, которое предлагается по модели свободного ПО в комплексе с продуктами Linux и ориентировано как на крупные территориально распределенные компании, так и на сегмент SMB.

«Диджитал Майнд Рус»

На DOCFLOW 2008 впервые была представлена компания «Диджитал Майнд Рус», основной учредитель которой — латвийская Digitalmind AS (www.digitalmind.lv). Одним из главных направлений работы «Диджитал Майнд Рус» станет внедрение готовых бизнес-решений на базе технологий Open Text. Фирма планирует работать в области управления договорами, качеством продукции, проектно-конструкторскими документами, обработкой заявок и запросов клиентов — всюду, где в результате накопления неструктурированной информации требуются промышленные средства управления бизнес-процессами.

Особый акцент делается на решение задач управления контентом в среде ERP-систем, в первую очередь производства SAP. Представители «Диджитал Майнд Рус» считают, что российские предприятия только сейчас подошли к пониманию важности такого рода вопросов и готовы к использованию проверенных промышленных систем. В частности, для архивирования данных и документов, сканирования, организации работы с первичной документацией намечено предлагать заказчикам специализированные системы Open Text, такие, как Livelink for SAP Solutions, SAP Document Access, SAP Archiving, — они сертифицированы SAP и уже успешно применяются во многих крупных компаниях за рубежом.

«ИнтерТраст»

По мнению компании «ИнтерТраст» (www.intertrust.ru), круг задач автоматизации предприятий все больше смещается от «чистого» делопроизводства в сторону управления производственными процессами, отражаемыми в документах. Именно эти тенденции в существенной мере определяют развитие ее системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства CompanyMedia. Главным новшеством в ее версии 3.3, представленной на DOCFLOW, стало появление в ядре системы встроенной технологии управления потоками работ ActiveFrame-WorkFlow. С ее помощью можно разрабатывать в виде графических нотаций схемы любых документо-ориентированных процессов (таких, как управление движением внутренних и внешних заявок, формирование пакета документов для выдачи кредитов, формирование заказов на оказание услуг или выпуск продукции) вплоть до уровня конкретных операций этих процессов. Сохраненные в формате XPDL схемы выступают как конечная информация для автоматизации процессов «движком» ActiveFrame-WorkFlow, при этом дополнительного программирования уже не требуется.

С использованием технологии ActiveFrame-WorkFlow в CompanyMedia 3.3 можно автоматизировать сложные маршруты движения документов в рамках общего документооборота. С этой целью в системе уже разработаны типовые процессы, в которых прописаны все необходимые стадии работы с проектом документа — от совместной его подготовки до согласования документа.

ЭОС

Компания «Электронные Офисные Системы» (www.eos.ru) представила на своем стенде обновленные версии своих известных программных продуктов «Дело», «Архивное дело», «Кадры», а также системы корпоративного управления данными eDocLib. Но все же главной новинкой ее экспозиции стало решение EOS for SharePoint, в котором возможности платформы Microsoft Office SharePoint Server 2007 сочетаются с многолетним опытом компании ЭОС в области автоматизации управления документами. По мнению специалистов ЭОС, это ПО предоставляет одновременно мощные универсальные средства совместной работы сотрудников с документами и готовые инструменты для автоматизации процессов документооборота и контроля исполнения поручений в соответствии с отечественной практикой и нормативными требованиями.

Мнение эксперта

Впереди — Документооборот 3.0

Сегодня модно говорить не только о версиях программных продуктов, но и о версиях целых технологий. И именно с этой точки зрения мы предлагаем представить себе эволюцию электронного документооборота: от версии 0.1 до версии 3.0.

Основы современного электронного документооборота были заложены в «традиционном» делопроизводстве. Бумажный, или, по нашей классификации, Документооборот версии 0.1, стал платформой для электронного документооборота, определив регламенты и процессы обработки документов, сформировав структуру метаданных о документах. В те далекие времена бумажные документы проходили нелегкий путь доставки адресату традиционной почтой или курьером, регистрации вручную в канцелярии и передачи в архивное хранение в виде многостраничной подшивки. И если бы не низкая скорость перемещения и катастрофически высокий процент потерявшихся бумаг, неприемлемые для растущих потребностей XX века, такой вид документооборота продолжал бы существовать еще очень долго.

Коренным образом положение и сущность документооборота изменили всеобщая компьютеризация, Интернет и электронная почта, способствовавшие популярности электронных документов и их виртуальной циркуляции. Благодаря этому в конце ХХ века документооборот прошел несколько стадий виртуализации: от первых спонтанных опытов применения электронной почты и локальных папок в качестве средств документационного обмена (Документооборот 0.2, 0.3 и т. д.) до систематического использования ИТ для обеспечения движения документов (Документооборот 0.9). Все эти механизмы делали обмен документами более эффективным и оперативным.

Постепенно к середине 90-х годов XX века используемые ИТ оформились в отдельный класс программных продуктов — системы электронного документооборота. Так появилась версия электронного документооборота 1.0. Во многом она была революционной: впервые эта сфера удостоилась целенаправленного внимания разработчиков ПО (как на Западе, так и в России). С другой стороны, документооборот 1.0 имел ряд ограничений. Прежде всего, первые средства автоматизации документооборота были ориентированы только на профильные отделы и сотрудников (делопроизводство, канцелярия, секретариат), не охватывая работу всех сотрудников компании, что влекло за собой лишние преобразования документов, отсутствие единой среды хранения и управления всеми видами корпоративной неструктурированной информации. Кроме того, Документооборот 1.0 унаследовал недостатки своих предшественников (версий 0.2 — 0.9), а именно: электронные документы не обладали юридической силой, т. е. обмен такими документами между сторонними организациями был невозможен. СЭД оставались локальным, частным решением, облегчающим работу с документами внутри компании, но не распространяющимся за ее пределы.

Первое ограничение — частичный охват — преодолевается трудно и сложно, многие компании только сейчас начинают внедрять средства управления контентом (Enterprise Content Management), охватывающие множество пользователей и процессов в компании. Осознание роли ECM, появление мощных, но простых в использовании инструментов работы с документами, имеющихся на рабочем столе каждого сотрудника предприятия и взаимодействующих с единой инфраструктурой хранения и управления неструктурированной информацией, — это и есть переход к Документообороту версии 2.0.

Однако Документооборот 2.0 сохранил другое ограничение — проблемы обмена документами между сторонними организациями. Ситуация осложняется и тем, что многочисленные ECM-системы эпохи Документооборота 2.0 существенно отличаются друг от друга. Недостаточность законодательной базы и отсутствие единых стандартов затрудняют полноценный и юридически значимый документооборот между сторонними компаниями с разными ECM-системами.

Преодолеть названные трудности призван Документооборот 3.0. Являясь сегодня в большей степени концепцией, в будущем он должен совместить в себе преимущества комплексной автоматизации своих предшественников — версий 1.0 и 2.0 с возможностями юридически значимого обмена документами между компаниями, свойственного прародителю — традиционному Документообороту 0.1. Приблизить это будущее — наиболее актуальная задача для всех, кто заинтересован в том, чтобы повысить эффективность работы компаний и упростить их взаимодействие.