В рамках состоявшейся в Москве в мае прошлого года выставки-конференции DOCFLOW’2007 ее организатор, компания Abbyy, провела опрос по проблемам внедрения систем электронного документооборота (ECM) и управления жизненным циклом информации (ILM), в котором приняли участие посетители сайта www.docflow.ru.

Подавляющее число респондентов работает в российских компаниях, и лишь 9% опрошенных — это сотрудники компаний, расположенных в Беларуси, Украине и Казахстане (примерно по 3%); 31% компаний имеет офисы в других странах. Около четверти опрошенных связаны с ИТ-бизнесом, остальные (т. е. подавляющее большинство) — представители заказчиков из самых различных секторов экономики. В плане служебного положения более половины респондентов отнесли себя к ИТ-сфере (сотрудники и руководители ИТ-отделов), еще 13% — это руководители служб, ответственных за построение процедур документооборота в компаниях, остальные — пользователи ИТ-решений различного уровня (см. рисунок).

Вот некоторые результаты проведенного опроса (в процентах от числа опрошенных).

  1. Внедрение ECM/ILM-проектов в вашей организации

    Не проводилось и не планируется 11%
    Не проводилось, но планируется 35%
    Частично реализовано 31%
    Реализовано 23%

  2. Оценка эффективности процедур управления, контроля и использования информации и документов в электронном виде

    Отлично 10%
    Хорошо 13%
    Удовлетворительно 56%
    Плохо 17%
    Очень плохо 4%

  3. Факторы, послужившие толчком к осознанию необходимости и целесообразности внедрения ECM/ILM в организациях (можно указать несколько вариантов)

    Повышение эффективности работы организации в целом 84%
    Повышение производительности труда отделов и сотрудников 42%
    Повышение качества обслуживания клиентов 41%
    Сокращение времени обслуживания 39%
    Сокращение расходов 28%
    Снижение операционных рисков 18%
    Рост капитализации компании 8%

  4. Наиболее вероятные проблемы на этапе подготовки ECM/ILM-проектов в организации

    Необходимость доказывать руководству адекватность затрачиваемых на внедрение средств 24%
    Возможное противодействие со стороны сотрудников 20%
    Возможные изменения требований к проекту 17%
    Недостаточное понимание или неточная формулировка требований к проекту 14%
    Классификация информации и документов, подготовка их к переносу в новую систему 7%
    Слабое планирование и управление 6%
    Сложность выбора поставщика и продукта 3%

  5. Наиболее значимые проблемы при внедрении ECM/ILM-проектов (можно указать несколько вариантов)

    Игнорирование внедренного решения пользователями 40%
    Недооценка сложности процесса внедрения 38%
    Слишком медленные темпы внедрения 37%
    Низкая лояльность к внедренному решению со стороны пользователей 28%
    Незавершенность проекта 25%
    Недостаток квалификации или опыта у сотрудников 21%
    Плохая расстановка приоритетов 13%
    Недооценка необходимых сил и ресурсов 13%

  6. Кому подотчетен в компании отдел, непосредственно отвечающий за организацию процессов электронного документооборота и управления информацией в электронном виде

    Генеральному директору 27%
    Руководителю ИТ-службы 39%
    Руководителю отдела кадров 3%
    Финансовому директору 6%
    Другое 9%
    Нет такого отдела 16%

  7. Используемые методы оценки ECM/ ILM-проектов

    Такие методы у нас не используются 25%
    Не знаю, используются ли у нас такие методы 22%
    Оценка финансовой выгоды от внедрения новых технологий 18%
    Оценка совокупной стоимости владения решением 14%
    Срок возврата инвестиций 13%
    Период выхода проекта на безубыточность 8%

  8. Приемлемый срок окупаемости ЕСМ/ ILM-проектов

    Менее 1 года 20%
    1—3 года 45%
    3—5 лет 5%
    Срок не важен 30%

  9. Перспективные направления автоматизации бизнес-процессов на ближайшие 1,5 года (можно указать несколько вариантов)

    CRM-системы 39%
    Разбор входящей корреспонденции и факсов 37%
    Системы управления электронной почтой 36%
    Системы управления персоналом и кадрового учета 35%
    Управление учетными записями и архивами 32%
    Специальные отраслевые решения 31%
    Ввод информации из счетов-фактур и накладных 10%
    Управление каналами поставок 8%
    Обработка заявок клиентов и контрагентов 7%
    ERP-системы 2%